Automatiseer orderupdates met EDI Duplicate Management

Stelt u zich eens voor: u heeft een naadloze EDI-koppeling met uw klant. Maar wat gebeurt er als die klant een update stuurt voor een order waarvan het proces al in volle gang is? Het kan per situatie en per veld verschillen of u deze wijzigingen wilt doorvoeren in de order. Voorheen ondersteunde het WMS alleen de optie om per orderstatus te bepalen of de complete orderupdate verwerkt mocht worden. Maar met de komst van EDI Duplicate Management heeft u de controle om per situatie en per veld te bepalen of de wijziging is toegestaan. En dat zonder tussenkomst van een medewerker!

Hoe werkt EDI Duplicate Management?

De term zegt het eigenlijk al. Is een complete orderupdate niet gewenst? Maar mogen bepaalde velden wél bijgewerkt worden? Dan kunt u met EDI Duplicate Management automatisch een duplicaatorder aanmaken bij de verwerking van het updatebericht. Deze duplicaatorder wordt gekoppeld aan, en vergeleken met het origineel. Op basis van uw configuratie worden, indien toegestaan, de velden automatisch bijgewerkt op de originele order. Dit gebeurt zonder handmatige interventie, waardoor onbedoelde fouten worden voorkomen. U heeft de mogelijkheid om per veld te bepalen of een wijziging al dan niet is toegestaan. Velden waarvoor geen instelling is gemaakt, worden tijdens de update genegeerd. Als er wijzigingen zijn die niet zijn toegestaan maar wel moeten worden bekeken, kunt u op de duplicaatorder een actie uitvoeren, zoals het wijzigen van de status.

Duplicate als extra statussjabloon

Nu bent u bekend met EDI Duplicate Management. Maar waar kunt u dit instellen? Daarvoor gaan we naar de statussjablonen. Zoals te zien in onderstaande afbeelding, is er naast de bestaande opties “Update” en “Error” een extra optie toegevoegd: “Duplicate”.

Voor elke status waarin u “Duplicate” instelt, moet worden bepaald hoe de duplicaatorder moet worden aangemaakt. Hierbij kunt u een specifieke ordersoort (inclusief afwijkend statusproces) en een opmaak voor het externe documentnummer bepalen. In onderstaand voorbeeld is dit %1-%2. Dit staat voor het originele externe documentnummer, gevolgd door een oplopend nummer (versie 1, 2, 3, etc.).

Inrichten van Compare Scenarios

Wilt u de duplicaatorder vergelijken met de originele order? Dan kunt u één of meerdere “Compare Scenarios” inrichten. In een Compare Scenario legt u via filters vast voor welke situatie het scenario van toepassing is. Bijvoorbeeld op basis van een statusfilter of ordersoort. Daarna kunt u per veld van de documentkop, -regel en detailregels instellen of de wijziging is toegestaan of niet. Alle velden die u niet specificeert, worden genegeerd tijdens de update.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Om dit beter in beeld te brengen, hebben we een voorbeeld voor u. In onderstaande afbeelding is ingesteld dat bij inslagen met ordersoort “STANDARD” in status 25 wijzigingen zijn toegestaan op de documentkop voor de velden afzender, externe referentie en aanmelddatum. Wijzigingen van de Inco Terms Code zijn daarentegen niet toegestaan. Alle andere velden zijn niet gespecificeerd en worden dus genegeerd.

Bevat de duplicaatorder alleen wijzigingen die zijn toegestaan? Of hoeft er niks gewijzigd te worden? Dan wordt de functieset voor “Change Allowed” uitgevoerd op de duplicaatorder. In dat geval wordt de duplicaatorder naar status 90-PROCESSED verplaatst. Is er een wijziging die niet is toegestaan, zoals Inco Terms Code in dit voorbeeld, dan wordt de status van de duplicaatorder gewijzigd naar status 50-CHECK-BACKOFFICE.

Wijzigingen automatisch doorvoeren, maar toch controle houden?

Een Compare Scenario kan handmatig of op basis van een taakwachtrijpost worden uitgevoerd. Het idee achter EDI Duplicate Management is dat alle toegestane wijzigingen automatisch worden verwerkt. Zonder tussenkomst van een medewerker. Alleen als er niet-toegestane wijzigingen zijn, kan dit worden opgepakt door een medewerker. De medewerker kan de Compare Scenario dan nogmaals handmatig uitvoeren. Vervolgens wordt er een vergelijkingsscherm geopend waarop de medewerker de originele en nieuwe waarden kan bekijken. Op basis hiervan kan de medewerker zelf, of na overleg met de klant, besluiten de wijziging alsnog door te voeren.

Webinar: Transformeer de manier waarop u (samen)werkt met EDI

Wilt u meer weten over EDI? Bekijk een webinar van 30 minuten waarin we laten zien hoe EDI uw activiteiten kan stroomlijnen en de efficiëntie van uw communicatie sterk kan verbeteren. Van orderinvoer tot factuurverwerking. Aan de hand van drie praktijkscenario’s illustreren we de tastbare voordelen die EDI biedt. Niet alleen voor uw klanten, maar ook voor u als logistiek dienstverlener. Geïnteresseerd? Bekijk het webinar hier.