Ordermanagement
Leg transportopdrachten eenvoudig vast en beheer ze tot en met de facturatie ervan. Eénmalige invoer. Planners, chauffeurs én klanten hebben allemaal toegang tot dezelfde informatie in het TMS. Papieren ritlijsten zijn niet langer nodig. Daarmee hebben u én uw klant altijd inzicht in de status van transportopdrachten en voorkomt u onnodige administratieve handelingen.
Transport orders invoeren
In het TMS geeft u orders in om producten te vervoeren van de ene locatie naar de andere, inclusief de benodigde gegevens als gewicht, formaat, productdetails, etc. Vooraf ingestelde trajecten, zoals via depot, via ferry of tunnel/brug, afhaling, depotverkeer, distributie, etc., worden automatisch gegenereerd als een order van A naar B wordt ingevoerd. Als u ons geïntegreerde WMS-systeem gebruikt, komen de transportopdrachten automatisch in het TMS terecht als ‘te plannen’ transporten. Ook kunt u uw klanten toegang geven tot een speciale klantenportal waar zij zelf transportopdrachten kunnen aanmelden.
Via (automatische) e-mailberichten krijgen verzender en ontvanger informatie over de betreffende transportorder.
Transport orders plannen
Zodra transportopdrachten en bijbehorende trajecten zijn aangemaakt, worden ze klaargezet in het planbord voor de planningsafdeling. Verschillende trajecten, gebieden of activiteiten kunnen direct inzichtelijk op één overzicht voor de planner klaar gezet worden. Dankzij de realtime koppeling met de on board unit (OBU) of tablet/telefoon van de chauffeur met het TMS op kantoor, heeft de planningsafdeling inzicht in waar (vracht)auto’s zich bevinden, wie vertraging heeft, etc. De planner heeft altijd inzicht in de kosten/opbrengst verhouding van de geplande rit en dus de voorgecalculeerde marge. Tijdens uitvoering wordt deze marge tussentijds bijgesteld door meer en minder uren/km.
Transport orders beheren
Zodra transporten zijn ingepland, ziet de chauffeur alle benodigde gegevens op zijn boordcomputer of op de app van zijn telefoon of tablet. Zo heeft hij in de (vracht)auto alle benodigde informatie beschikbaar, zonder dat hij daarvoor papieren vrachtdocumenten nodig heeft. Zodra de chauffeur de goederen heeft afgeleverd, legt hij dat via zijn terminal (tablet of telefoon) vast, waar nodig met (digitale) handtekening van de ontvanger. Ook kan de chauffeur zo eventuele manco’s en emballage registreren. Verzender én planners hebben direct de beschikking over alle informatie.
Optimaliseer terugkerende orders
Met de “Recurring Orders”-functionaliteit kunt u eenvoudig terugkerende transporttaken afhandelen. Maak gebruik van een speciale pagina waar het configureren van terugkerende orders een flexibel en consistent proces wordt. Deze op sjabloon gebaseerde aanpak maakt het mogelijk om specifieke informatie vast te leggen op kop- en regelniveau van het transportdocument. Of het nu gaat om periodieke leveringen aan een consistente bestemming of een andere regelmatig terugkerende transportbehoefte, Recurring Orders biedt een geavanceerde aanpak voor het verbeteren van de operationele efficiëntie.
Transport orders: ETA (verwachtte aankomsttijd)
Doordat de chauffeur de status van transportorders onderweg bijwerkt én doordat de (vracht)auto via GP(R)S is gekoppeld, heeft iedere ontvanger en/of verzender inzicht in de verwachtte aankomsttijd (ETA) van zijn goederen, ook als de rit is vertraagd. Dat verhoogt de service en voorkomt veel vragen bij de planningsafdeling.
TMS transportorders factureren
Bij het aanmaken van transportopdrachten (in TMS of WMS) is de prijs voor een transport (vaak) al vastgesteld op basis van prijslijsten, klantafspraken, kortingen, etc.
Zodra de goederen door de chauffeur zijn afgeleverd, kan er automatisch een factuur klaargezet worden in het TMS. Na controle door de administratie wordt de betreffende factuur verzonden óf de transportopdracht komt op een verzamelfactuur samen met andere transportopdrachten. Speciale kosten voor een traject kunnen eenvoudig worden toegevoegd: wachturen, ompakkosten, boekingskosten en dergelijke.
Beheer van onregematigheden
Wanneer u te maken hebt met transportorders, moet u omgaan met diverse onregelmatigheden. Bijvoorbeeld wanneer klanten niet beschikbaar zijn voor levering, het adres niet beschikbaar of onbekend is, of goederen beschadigd zijn of ontbreken. Voor een snelle afhandeling van onregelmatigheden heeft u inzicht nodig in de verschillende impactniveaus. Dit kan door voor elk type onregelmatigheid een standaard impactniveau te bepalen. Door de onregelmatigheden te voorzien van een duidelijke typecode is het ook mogelijk om groepen onregelmatigheden toe te wijzen aan bepaalde afdelingen. Wanneer zich een onregelmatigheid voordoet, kan de feedback via de boordcomputer (of telefonisch) worden gedeeld met de klantenservice van deze afdelingen. Onregelmatigheden worden voorzien van de 3PL-status en -stapfunctionaliteit, zodat de medewerker van de klantenservice direct actie kan ondernemen.
PESENTI Trasporti & Logistica kiest voor TMS van Boltrics
“In een dynamische wereld als de logistiek is klantenbinding onze topprioriteit. Om bij te blijven met de behoeften van de klant, moeten we op de hoogte blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen.”
De 5 do’s en don’ts van een nieuwe TMS-oplossing
Waar moet u op letten bij het implementeren van een nieuw TMS? We hebben de do’s en don’ts voor u op een rijtje gezet met tips om alles eenvoudig en transparant te houden.
3PL Dynamics’ grafisch planbord
Zie routes tot leven komen op de kaart, voeg eenvoudig stops toe en smeed adressen samen tot één efficiënte rit. Alle informatie, van laadmeters tot routeoptimalisatie, heeft u in één oogopslag bij de hand.