Ga op een juiste manier om met klantdata met het privacybeleid in 3PL Dynamics

Cybersecurity en privacy. Twee hot-topics in de wereld van vandaag. En in een industrie waar persoonsgegeven verweven zijn in processen kunt u hier als logistiek dienstverlener al helemaal niet om heen. Logistiek is immers inherent aan data. Van afleveradressen tot aan persoonsgegevens die opgeslagen zijn in uw software. En dat betekent dat u op een juiste manier om moet gaan met gegevens in uw software. Want wie mag welke data zien? En hoe lang moet klantdata zichtbaar blijven? Garandeer de privacy van uw klanten. En verberg automatisch gegevens met het privacybeleid in 3PL Dynamics.

‘Data protection is not a static set of rules and regulations. It continues to evolve and expand, often at a very fast pace. The logistics sector needs to be always on the alert for emerging privacy issues and trends, such as new technology on cybersecurity, privacy principles surrounding “big data”, and anti-spam legislation.’

Napoleon Ng, Vice President Legal, Asia Pacific, DHL Group

Data anonimiseren in uw logistieke software

In 3PL Dynamics kunt u velden automatisch anonimiseren wanneer deze in een bepaalde periode niet meer gebruikt zijn. Zo toont u niet onnodig gevoelige gegevens van uw klanten, contacten of leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan adressen. Is een adres al langere tijd niet meer gebruikt? Dan kunt u deze velden met de juiste instellingen automatisch verbergen via de Privacy Policy in 3PL Dynamics. U bepaalt zelf wanneer en welke velden geanonimiseerd moeten worden. En vervolgens heeft u hier geen omkijken meer naar!  

How to: privacybeleid instellen

Met een privacybeleid (Privacy Policy) kunt u adressen en contactgegevens automatisch verbergen in uw software wanneer de ingestelde bewaartermijn verstreken is. Wanneer u bijvoorbeeld adressen wilt anonimiseren, zoekt 3PL Dynamics automatisch alle tabellen waarin dit veld voorkomt. En of deze nog gebruikt is binnen de bewaartermijn. Daarbij bepaalt u zelf op welke velden deze controle uitgevoerd moet worden.

In onderstaande video laten we u zien hoe u eenvoudig een privacybeleid instelt in 3PL Dynamics.

Uw Privacy Policy naar een hoger niveau

Met bovenstaande video zorgt u voor een goede basis van uw privacybeleid. Maar wilt u deze functionaliteit écht optimaal benutten? Volg dan onderstaande tips!

1. Volg de rondleiding

Krijg stap voor stap uitleg over de diverse velden en zie niets over het hoofd. Klik op de kaartweergave op ‘Privacybeleid’ om de rondleiding te starten. Krijg daarbij aanvullende informatie per veld door op de veldnaam te klikken.

2. Controleer altijd eerst een voorbeeld

Voor u het beleid uitvoert op alle records, check eerst of het systeem doet wat u wilt. Maak eerst een ‘voorbeeld van te anonimiseren records’. 

3.  Regels verwijderen

Wanneer u de regels initialiseert, worden alle tabellen waarin het adresveld gebruikt worden opgehaald. Verwijder hier de tabellen die u niet gebruikt. Zo houdt u alleen de tabellen over die u daadwerkelijk wilt anonimiseren en verbetert u de performance van uw oplossing.

4. Werk met een taakwachtrijpost

Het anonimiseren van velden kan bij een groot aantal tabellen enige tijd kosten. Plan het daarom bijvoorbeeld ‘s nachts met behulp van een taakwachtrijpost. Zo draait uw operatie overdag gewoon door. 

Data als drijfveer van uw logistieke processen.

Zoals gezegd is data inherent aan logistiek bedrijven. Maar naast adres- of persoonsgegevens verbergen, helpt data u ook om uw logistieke processen naar een hoger niveau te tillen. Ontdek hoe u aan de slag kunt met data in het whitepaper ‘Hoe u van uw bedrijf een data gedreven organisatie maakt’