Van handtekening naar Go-live

Op de eerste projectdag komt iedereen voor het eerst écht samen. De consultant en ik gaan langs bij de klant om een kick-off workshop te verzorgen. Tijdens de kick-off schets ik het speelveld: wie er aan tafel zitten, hoe de planning eruitziet, wat we hebben afgesproken over scope en fixed time/fixed price en welke rollen iedereen pakt. Daarna neemt de consultant het over en duiken we samen de operatie in: eerst de vloer op, daarna de processen in (workshop). Aan het einde van de dag ligt er een scherp beeld van hoe de klant werkt en waar onze oplossing het verschil moet gaan maken. 

De consultant duikt het systeem in met alles wat diegene die dag heeft opgehaald. Hij of zij richt 75% van de primaire processen in binnen onze standaard. Dit is de basis waarop we verder gaan bouwen. Een paar weken later zitten we weer samen aan tafel voor Simulatie 1. Dit is het moment waarop de klant voor het eerst zijn eigen wereld in onze software terugziet. De consultant loopt middels een demo door de processen heen. Ik kijk of alle neuzen dezelfde kant op staan. Het fundament voor de volgende fase staat en we kunnen door met implementeren.   

Dit is het moment waarop het project écht gaat leven. De consultant werkt twee dagen per week bij de klant (on-site of remote), bouwt door aan de inrichting, werkt de actielijst af en begeleidt het testen. Ondertussen leren key users het systeem door scenario’s te testen, werkinstructies te schrijven, hardware af te stemmen en dataconversies voor te bereiden. Geen klaslokaal, maar direct aan de knoppen. Als projectmanager bewaak ik voortgang en stuur ik bij waar nodig. Wekelijks stem ik af met de klant. Aan het einde van deze periode ligt het er: een vrijwel complete oplossing die klaar is om door de klant zelf gedemonstreerd te worden. 

Waar Simulatie 1 vooral “kijk, zo kán het werken” is, voelt Simulatie 2 veel meer als een examen. Alleen dit keer zitten niet wij, maar de key-users achter het scherm. Geen voorbeeldscenario’s, maar gewoon: “Zo gaan wij straks iedere dag werken.” In deze sessie let ik op twee dingen: Dekt de oplossing de lading & zijn de key-users er klaar voor?

Dit is het moment waarop we in feite beslissen: gaan we met deze inrichting live of niet? Aan het eind van deze fase ligt er een inrichting waar de klant zelf mee kan werken en die klaar is voor go-live.

De grote discussies zijn geweest, de keuzes zijn gemaakt. Nu draait alles om klaarzetten, afronden en durven oversteken naar “live”. De consultant werkt de laatste punten weg: systeem opschonen, testdata verwijderen, proceschecks doen en alles klaarzetten voor echte data zoals klanten, artikelen en voorraden. 

Bij de klant verschuift de focus naar mensen en organisatie. Key-users nemen collega’s mee in de nieuwe werkwijze, oefenen kritieke stappen en beantwoorden de eerste vragen. Dataconversies draaien, voorraden klaarzetten, planningen bijschaven. Alles bouwt toe naar één datum. 

Live gaan is tegelijk het spannendste én het mooiste moment van een implementatie. Vanaf dit punt is het geen test meer, geen oefening. Dit is het nieuwe normaal. Op de werkvloer is het voelbaar. Key-users zijn nét iets alerter dan normaal, eindgebruikers kijken nog één keer om zich heen voordat ze op “boeken” klikken, en de consultant loopt letterlijk mee langs de processen. Kleine issues lossen we direct op, vragen vangen we meteen af. Terwijl iedereen zijn rol pakt, kijk ik naar het geheel. 

En op een bepaald moment zie je het gebeuren: ze kunnen het zelf. We zijn live en het klopt voor iedereen. Tijd voor taart.  

Na live blijven de consultant en ik aangehaakt voor nazorg. De consultant beantwoordt de laatste praktijkvragen, finetunet waar nodig schermen en lost kinderziektes op die pas zichtbaar worden bij echt volume.

Zodra alles stabiel draait, volgt de formele overdracht. De klant gaat vanaf dat moment met vragen via Support, en ik sluit het project af met een oplever- en acceptatiedocument en een warme overdracht naar Accountmanagement. Zodat zij de relatie verder kunnen uitbouwen.