Zo voorkomt u foutmeldingen in het nieuwe jaar bij het boeken van inslagen, uitslagen en facturen

Het einde van het jaar nadert. Wat betekent dat de drukke decemberperiode voor de deur staat. Op dit moment doet u er alles aan om dit jaar soepel af te ronden. Zodra dat is gelukt, is het belangrijk om het momentum vast te houden en het nieuwe jaar goed te beginnen. Hiervoor is het essentieel dat u een eindejaarscheck uitvoert. Zo begint u goed voorbereid aan het nieuwe jaar en komt u geen vervelende verrassingen tegenin januari.

Doe de eindejaarscheck

Er zijn een aantal zaken essentieel om te checken tegen het einde van het jaar, om te voorkomen dat uw operatie stil staat op 1 januari. Controleer daarom tenminste de volgende stappen en pas aan waar nodig:

• Werk u nummerreeksen bij.
• Pas uw contracten en de bijbehorende regels/detailregels aan.
• Werk uw boekhoud- en factureringsinstellingen bij.

Als u deze instellingen niet bijwerkt, kunnen er foutmeldingen verschijnen. Mocht dit gebeuren, staat ons ondersteuningsteam uiteraard klaar om u te helpen. Maar voorkomen is altijd beter dan genezen!

Foutmeldingen voorkomen bij het boeken van ontvangsten en zendingen

Menselijke fouten zijn zo gemaakt. Om dit te voorkomen, kunt u uw boekhoudinstellingen zó configureren dat boekingen alleen binnen het huidige boekjaar zijn toegestaan. Handig om een typefout te voorkomen. Vergeet echter niet deze instelling bij te werken naar het volgende boekjaar. Als u dit niet doet, verschijnt er een foutmelding wanneer iemand probeert inslagen of uitslagen te boeken.

Om dit bij te werken, zoekt u in uw systeem naar ‘Algemene grootboekinstellingen’. U wordt dan naar onderstaand scherm geleid.

Hier kunt u de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ en ‘Boeken toegestaan tot’ invullen met de juiste data. Indien nodig kunt u individuele gebruikers verschillende boekingsperioden toewijzen via de gebruikersinstellingen. Zoek hiervoor naar ‘gebruikersinstellingen’ en voer de bijgewerkte boekingsdata in voor de gewenste gebruiker.

Problemen voorkomen bij het aanmaken van facturen

Een nieuw jaar betekent ook een nieuwe factureringsperiode. Als uw factureringsperioden momenteel lopen tot het einde van 2024, zult u problemen ondervinden bij het boeken van facturen in 2025. Om dit te voorkomen, moet u nieuwe perioden aanmaken in het ‘Factuurperiode overzicht’.

In de tabel die verschijnt, klikt u op de factureringsperiode die u wilt wijzigen (bijvoorbeeld ‘Weekly’). Klik vervolgens linksboven op ‘regels aanmaken’. Er verschijnt een reeks opties op het scherm:

Specificeer eerst hoeveel nieuwe perioden u wilt aanmaken in het veld ‘Aantal perioden’. Definieer vervolgens de periode lengte met behulp van een code:

• ‘W’ staat voor week,
• ‘M’ staat voor maand,
• ‘J’ staat voor jaar.

Als de periode lengte bijvoorbeeld één week is, zal de code 1W zijn. De ‘van datum’ is de datum direct na de laatst ingevoerde periode. U kunt het veld ‘laatste datum’ leeg laten.

Dit proces stelt u in staat om automatisch perioden voor het komende jaar te genereren, wat u tijd bespaart in vergelijking met handmatige invoer. Iets wat u zeker zult waarderen tijdens deze drukke tijden.

Bereid uw logistieke operatie voor op 2025

Zodra u ook uw nummerreeksen en contracten hebt bijgewerkt om overeen te komen met de nieuwe perioden, bent u volledig voorbereid om 2025 met vertrouwen tegemoet te treden. Fijne jaarwisseling!