
Blogs, Warehousing
Optimaliseer uw voorraadbeheer met dagboeken in 3PL Dynamics
Datum
10 oktober, 2024
Leestijd
4 min. leestijd
Nauwkeurig voorraadbeheer is belangrijk voor logistiek dienstverleners. Dagboeken spelen hierbij een grote rol. Ze zorgen ervoor dat alle voorraadmutaties correct worden geregistreerd en geven volledige controle over wat er in het magazijn gebeurt. Maar hoe werkt zo’n dagboek en welke impact heeft het op uw voorraadbeheer? In deze blog leggen we uit hoe u een dagboek aanmaakt, de verschillende soorten dagboeken en hoe ze helpen om fouten te corrigeren en de voorraad te optimaliseren.
Twee manieren om een dagboek aan te maken
Er zijn twee manieren om een dagboek aan te maken: automatisch via voorraadmutaties of handmatig wanneer u specifieke wijzigingen wilt doorvoeren.
1. Automatisch via voorraadmutatie
Dagboeken worden automatisch aangemaakt wanneer er voorraadmutaties plaatvinden, zoals bij inslag, uitslag of het verplaatsen van artikelen. Deze mutaties worden vastgelegd in de artikelposten die u kunt beschouwen als de “harde schijf” van uw systeem. Bij het traceren van een mutatie is het daarom belangrijk om de artikelposten te raadplegen.
Tip: De artikelposten geven een compleet overzicht van alle voorraadveranderingen. Wilt u achterhalen wat er met uw voorraad is gebeurd? Controleer dan altijd de artikelposten voor een gedetailleerd inzicht.

Hoe herken ik een artikelpost?
Bij het bekijken van posten is het belangrijk om te letten op het volgnummer (volgorde van boekingen), de boekingsdatum en het documentnummer. Het documentnummer laat zien in welk document of dagboek de mutatie heeft plaatsgevonden. Het documentnummer kunt u zelf bij een handmatige dagboekboeking invoeren. Vaak worden dagboeken niet direct herkend, omdat de nummering onbekend is. De nummering kunt u vinden onder “Magazijninstellingen 3PL”. Deze instellingen zorgen ervoor dat er een standaard nummering is al er in het dagboek geen documentnummer is opgegeven.
2. Handmatig een dagboek aanmaken
Soms is het nodig om handmatig een dagboek aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld als u een veld in de partijinhoud of dragerinhoud wilt aanpassen, een inventarisatie op de voorraad wilt uitvoeren, of een administratieve verplaatsing wilt registreren.
Wanneer maak ik gebruik van een dagboek?
Er zijn verschillende soorten dagboeken die elk een specifieke functie hebben.
Inventarisatiedagboek (3PL)
Dit dagboek gebruikt u wanneer u de gewichten of aantallen van de voorraad wilt inventariseren. Stel, u ontdekt dat er meer dozen of stuks op een pallet staan dan administratief geregistreerd, dan kunt u via het veld “aantal (inventarisatie)” de aantallen corrigeren.
Wilt u een inventarisatiedagboek correct gebruiken, dan kunt u de instructie “Phys. Inventory Carrier Journal (3PL)” volgen.
Verplaatsingsdagboek
Dit dagboek is handig wanneer u de voorraad fysiek wilt verplaatsen of velden in de voorraadgegevens wilt aanpassen. Als er bijvoorbeeld een fout is gemaakt bij het registreren van een containernummer, kunt u dit corrigeren via het verplaatsingsdagboek door het veld “nieuw containernr.” aan te passen.

Bij het gebruik van een verplaatsingsdagboek doet u dit via een verplaatsingsvoorstel. De volledige instructies vindt u op de Item Transfer Journal Learn pagina.
Artikeldagboek
Met het artikeldagboek kunt u eenvoudig nieuwe voorraad toevoegen aan het systeem. Dit kan door voorraad te importeren via Excel of rechtstreeks in te voeren via het artikeldagboek. Zorg er wel voor dat u eerst een drager aanmaakt in het systeem voordat u voorraad boekt.

Daarnaast biedt het artikeldagboek de mogelijkheid om eerder afgeboekte voorraad te corrigeren. Als u bijvoorbeeld per ongeluk een drager hebt afgeboekt, kunt u dit eenvoudig herstellen door de juiste aanpassing in het artikeldagboek te doen.
Voor het invoeren van correcties in een artikeldagboek zorgt u ervoor dat u alle velden nauwkeurig invult. Extra aandacht voor detail is hier cruciaal, zodat u geen fouten maakt in de boekhouding. De volledige instructies vindt u op de Item Journal 3PL Learn pagina.
Hoe ontstaan partijinhoudsregels?
Een partij kan bestaan uit meerdere pallets (dragers). Als u velden aanpast in een dagboek en het systeem vindt geen bestaande voorraad die overeenkomt met de wijziging, wordt er een nieuwe partijinhoudsregel aangemaakt. Het systeem kijkt standaard naar de volgende velden:
- Klantartikelnummer
- Bewaarloonnummer
- Productiedatum
- THT-datum
- Extern partijnummer
- Dragersoortcode
- Douane code
- Alle kenmerken
- Artikelconditie
- Aantal per drager
- Vaartuignummer
- Containernummer
- Vriesdatum
- Land van oorsprong
- Land van herkomst
- DG kenmerkset-ID
- Documentkenmerkset-ID
- Allocatiekenmerkset-ID
- Vestigingscode
- Eenheidscode
Als u bijvoorbeeld in het verplaatsingsdagboek een veld aanpast zoals het containernummer, en deze niet overeenkomt met de bestaande partij, wordt er een nieuwe regel aangemaakt.

Let op: past u kenmerkvelden aan, dan wordt er een nieuwe partij aangemaakt indien u de match methode op klantartikel aan hebt staan. Wilt u dit voorkomen? Pas dan het veld “nieuwe partijnr.” aan naar de bestaande partij. Boekt u dezelfde partij opnieuw en komen alle velden overeen, dan worden de partijinhoudsregels automatisch samengevoegd.
De getoonde configuratie en voorbeelden in dit bericht worden geleverd “AS IS”. Hieruit kunnen geen garanties en geen rechten worden ontleed. (Disclaimer)