Nauwkeurig voorraadbeheer is belangrijk voor logistiek dienstverleners. Dagboeken spelen hierbij een grote rol. Ze zorgen ervoor dat alle voorraadmutaties correct worden geregistreerd en geven volledige controle over wat er in het magazijn gebeurt. Maar hoe werkt zo’n dagboek en welke impact heeft het op uw voorraadbeheer? In deze blog leggen we uit hoe u een dagboek aanmaakt, de verschillende soorten dagboeken en hoe ze helpen om fouten te corrigeren en de voorraad te optimaliseren.

Twee manieren om een dagboek aan te maken

Er zijn twee manieren om een dagboek aan te maken: automatisch via voorraadmutaties of handmatig wanneer u specifieke wijzigingen wilt doorvoeren.

1. Automatisch via voorraadmutatie

Dagboeken worden automatisch aangemaakt wanneer er voorraadmutaties plaatvinden, zoals bij inslag, uitslag of het verplaatsen van artikelen. Deze mutaties worden vastgelegd in de artikelposten die u kunt beschouwen als de “harde schijf” van uw systeem. Bij het traceren van een mutatie is het daarom belangrijk om de artikelposten te raadplegen.

Tip: De artikelposten geven een compleet overzicht van alle voorraadveranderingen. Wilt u achterhalen wat er met uw voorraad is gebeurd? Controleer dan altijd de artikelposten voor een gedetailleerd inzicht.

2. Handmatig een dagboek aanmaken

Soms is het nodig om handmatig een dagboek aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld als u een veld in de partijinhoud of dragerinhoud wilt aanpassen, een inventarisatie op de voorraad wilt uitvoeren, of een administratieve verplaatsing wilt registreren.

Wanneer maak ik gebruik van een dagboek?

Er zijn verschillende soorten dagboeken die elk een specifieke functie hebben.

Inventarisatiedagboek (3PL)

Dit dagboek gebruikt u wanneer u de gewichten of aantallen van de voorraad wilt inventariseren. Stel, u ontdekt dat er meer dozen of stuks op een pallet staan dan administratief geregistreerd, dan kunt u via het veld “aantal (inventarisatie)” de aantallen corrigeren.

Verplaatsingsdagboek

Dit dagboek is handig wanneer u de voorraad fysiek wilt verplaatsen of velden in de voorraadgegevens wilt aanpassen. Als er bijvoorbeeld een fout is gemaakt bij het registreren van een containernummer, kunt u dit corrigeren via het verplaatsingsdagboek door het veld “nieuw containernr.” aan te passen.

Artikeldagboek

Met het artikeldagboek kunt u eenvoudig nieuwe voorraad toevoegen aan het systeem. Dit kan door voorraad te importeren via Excel of rechtstreeks in te voeren via het artikeldagboek. Zorg er wel voor dat u eerst een drager aanmaakt in het systeem voordat u voorraad boekt.

Daarnaast biedt het artikeldagboek de mogelijkheid om eerder afgeboekte voorraad te corrigeren. Als u bijvoorbeeld per ongeluk een drager hebt afgeboekt, kunt u dit eenvoudig herstellen door de juiste aanpassing in het artikeldagboek te doen.

Hoe ontstaan partijinhoudsregels?

Een partij kan bestaan uit meerdere pallets (dragers). Als u velden aanpast in een dagboek en het systeem vindt geen bestaande voorraad die overeenkomt met de wijziging, wordt er een nieuwe partijinhoudsregel aangemaakt. Het systeem kijkt standaard naar de volgende velden:

  1. Klantartikelnummer
  2. Bewaarloonnummer
  3. Productiedatum
  4. THT-datum
  5. Extern partijnummer
  6. Dragersoortcode
  7. Douane code
  8. Alle kenmerken
  9. Artikelconditie
  10. Aantal per drager
  11. Vaartuignummer
  12. Containernummer
  13. Vriesdatum
  14. Land van oorsprong
  15. Land van herkomst
  16. DG kenmerkset-ID
  17. Documentkenmerkset-ID
  18. Allocatiekenmerkset-ID
  19. Vestigingscode
  20. Eenheidscode

Als u bijvoorbeeld in het verplaatsingsdagboek een veld aanpast zoals het containernummer, en deze niet overeenkomt met de bestaande partij, wordt er een nieuwe regel aangemaakt.

De getoonde configuratie en voorbeelden in dit bericht worden geleverd “AS IS”. Hieruit kunnen geen garanties en geen rechten worden ontleed. (Disclaimer)