3 best practices voor een projectaanpak die wél werkt | inclusief valkuilen

Een perfecte planning, een gedreven team en een stip op de horizon. Dé ingrediënten voor een succesvolle go-live. Vanzelfsprekend wilt u goed voorbereid aan de start verschijnen, zodat u na 3 maanden (moe maar) voldaan de finish haalt. Vergelijk het met topsport. Dé finish dat is de go-live. De trainingsweken ervoor zijn de selectie & voorbereidingen. En het implementatietraject? Dat is de wedstrijd waarbij alle voorbereidingen én inzet het succes gaan bepalen. 

In deze blog deel ik u de belangrijkste best practices die u hierbij gaan helpen! We zoomen in op een aantal veel voorkomende situaties waarbij u zelf achter het stuur zit.

Valkuil #1: De consultant verzorgt de implementatie, wij kijken vanaf de zijlijn mee.

Win: Speel key-users vrij en geef ze mandaat om keuzes te maken.

De juiste key-user aan tafel krijgen is niet altijd even makkelijk, maar wel doorslaggevend voor het succes van de implementatie. De key-user is verantwoordelijk voor belangrijke keuzes binnen de implementatie. Keuzes die bepalen hoe de inrichting eruit komt te zien. Mandaat en eigenaarschap zijn dan ook belangrijke kenmerken van een goede key-user. Maar… met het aan tafel krijgen van de juiste key-user bent u er nog niet.

De key-user moet zijn handen vrij hebben om samen met het Boltrics-team te knallen. Met name tijdens de implementatiefase van ongeveer 7 weken waarbij de projectdagen in cadans van maandag/woensdag of dinsdag/donderdag plaatsvinden. Daarnaast is het geen overbodige om de key-user nog een extra dag vrij te spelen. Bijvoorbeeld voor testwerk. Zo kunnen er op de projectdagen meters gemaakt worden.

Er wordt nog wel eens onderschat hoe intensief en impactvol een implementatie kan zijn, zeker voor de key-user die zich dicht bij het vuur begeeft en ook nog zijn ‘gewone’ werk heeft te doen.

Kort nadat de projectmanager contact met u opneemt, wordt er een (concept)planning opgesteld. Op dit moment – dus ruimschoots vóór de start van de projectdagen – kunt u al het een en ander in werking stellen om de key-user vrij te spelen voor de implementatie.

Valkuil #2: Collega’s pas nét voor de dag van go-live meenemen in het gebruik van de nieuwe applicatie

Win: Betrek eindgebruikers en bereid werkinstructies voor.

Tijdens de projectdagen vindt er een ‘learning by doing’ leerproces plaats en wordt de key-user zo klaargestoomd voor de SIM2 (én Go Live).

Tip: Denk alvast na over hoe u gaat documenteren (werkinstructies) en wacht hier niet mee tot het laatste moment.

Tijdens de SIM2 zetten wij de key-user achter het stuur en verwachten we op basis van verschillende praktijkvoorbeelden een gedegen kennis- en kundeniveau van uw 3PL Dynamics oplossing te zien. Tussen de SIM2 en de Go Live krijgt de key-user ongeveer 2 weken de tijd om de eindgebruikers op te leiden. Maar wacht zeker niet tot dit moment met het opleiden van eindgebruikers. Vaak kan er al veel eerder een belangrijk onderdeel van het proces – dat uiteraard goed en volledig is getest – gedemonstreerd worden. Ook is het raadzaam na te denken over een interne SIM2 met tenminste één projectdag tussen deze SIM2 en de echte SIM2 met Boltrics. Op deze wijze kunt u met een gerust(er) gevoel naar de SIM2 en Go Live toe bewegen.

Valkuil #3: De processen worden gedurende het implementatieproces vanzelf inzichtelijk

Win: Denk na over uw bedrijfsprocessen. Controleer de kwaliteit van uw stamdata.

Wanneer heeft u voor het laatst goed stilgestaan bij hoe uw logistieke bedrijfsprocessen eruit zien, en hoe verwacht u dat 3PL Dynamics uw primaire processen gaat ondersteunen? Hoe is het gesteld met de kwaliteit van uw stam- of masterdata (GIGO, RIRO en SISO)? De antwoorden op deze belangrijke vragen liggen vaak niet voor het oprapen en leiden met regelmaat tot vergaande discussies. Denk hier voorafgaand aan de kick-off/workshop goed over na en zet bepaalde zaken op papier. Zo voorkomt u discussies tijdens de workshop en projectdagen en voorziet u de consultant tijdens de workshop van de juiste input voor een solide fundering van uw 3PL Dynamics oplossing.

“Improve quality, you automatically improve productivity”

W. Edwards Demming