Blogs, Finance, Nieuwe features
Logistieke activiteiten vanuit één werkbedrijf factureren naar uw afzonderlijke bedrijven
Datum
16 februari, 2023
Leestijd
4 min. leestijd
Logistiek is een dynamische wereld. De kans is daarom groot dat u als logistiek dienstverlener actief bent in meerderen takken van sport. Maar ook wanneer u op verschillende vlakken logistiek bedrijft, wilt u deze activiteiten onderbrengen in één applicatie. Wel zo efficiënt. Daarom biedt 3PL Dynamics de mogelijkheid om al uw logistieke diensten onder te brengen in één en dezelfde softwareoplossing. Elke afzonderlijke tak, van warehousing tot transport en forwarding, heeft zijn eigen module binnen het systeem. Maar daarbij kunt u ook uw complete financiële afhandeling onderbrengen in 3PL Dynamics. In deze blog delen we hoe de geregistreerde kosten en opbrengsten uit uw logistieke modules een bron zijn voor uw factuurstroom.
Factureren via uw logistieke software
3PL Dynamics is modulair opgebouwd. En naast verschillende logistieke modules kunt u ook de Finance module integreren in uw software – zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding. Met de Finance module in 3PL Dynamics – en Microsoft Dynamics Business Central – verstuurt u verkoopfacturen geautomatiseerd via e-mail naar uw klanten. Inclusief bijlagen zoals POD’s of orderspecificaties. Daarbij kunt u inkoopfacturen automatisch laten herkennen en koppelen aan de bijbehorende leverancier. Hierbij worden de regels automatisch gematchet aan de in het logistieke document opgevoerde kostenregels. Uw administratie afdeling krijgt zo een meer controlerende functie, waarbij middels een goedkeuringsflow verschillen teruggelegd kunnen worden bij de behandelaar of inkoper.
Uw complete boekhouding in één pakket
Voert u uw boekhouding ook via Dynamics? Dan komt het voordeel van geïntegreerd werken in één pakket nog meer tot zijn recht. De kosten kunnen – zodra ze geregistreerd zijn – automatisch gereserveerd worden in uw boekhouding en komen zo vanzelf terecht in de juiste periode. En de boekhouding houdt de regie wanneer de reservering niet automatisch teruggeboekt wordt via een inkoopfactuur, door deze periodiek vrij te laten vallen middels een simpel proces.
Bovendien beschikt de Finance module over een ‘Onderhanden werk/project’-functionaliteit, waarbij u resultaten pas boekt wanneer het dossier gereed is. Dit komt bijvoorbeeld voor bij zeevracht. En ook deze workflow is volledig te automatiseren via de statussjablonen.
Doorbelasten tussen afdelingen én verschillende BV’s
Wanneer u verschillende afdelingen in uw organisatie heeft, komen interne doorbelastingen regelmatig voor. Indien u dit automatiseert in uw logistieke software worden de kosten – en opbrengst regels via een statusproces automatisch regels in een document van de andere afdeling. En vice versa. Daarbij kunnen regels ook automatisch geboekt worden.
Centrale facturatie
Bovenstaande functionaliteit zorgt ervoor dat geïntegreerd werken binnen hetzelfde (logistieke) financiële bedrijf eenvoudig verloopt. Maar wat als de logistieke takken zijn onder gebracht in meerdere BV’s ? Moet u dan de modules alsnog splitsen per bedrijf? Of moeten uw medewerkers die op meer dan één afdeling werken dan vaker switchen tussen applicaties? Dan zou het gevoel van geïntegreerd werken enorm afnemen. En dat is precies wat u niet wilt.
Daarom biedt 3PL Dynamics een passende oplossing wanneer uw operatie is onderverdeeld in verschillende BV’s: centrale facturatie. Deze functionaliteit maakt gebruik van de Central Layer module, waarmee stamdata over meerdere bedrijven beheerd wordt in één van die bedrijven – of in een speciaal daarvoor gecreëerd stamdata bedrijf. Dit kan zelfs over meerdere databases of sites heen.
Factureren met Central Layer; hoe werkt het?
Factureren met Central Layer werkt als volgt: wanneer u een verkoop- of inkoopfactuur aanmaakt, wordt deze voorzien van een zogenoemde C/L Partnercode – onderdeel van de Central Layer integratie. Bij het boeken van de factuur wordt bij die betreffende partner een factuurnummer gereserveerd en opgehaald. Vervolgens wordt de complete geboekte factuur geboekt in de financiële administratie van dat bedrijf.
De factuur wordt gestuurd vanuit het centrale werkbedrijf, waar al uw logistieke operaties zijn onder gebracht. Vlak voor het boeken wordt het opvolgende nummer opgehaald uit het decentrale bedrijf. Zodat per bedrijf (waar uiteindelijk de factuur definitief geboekt wordt) de boekingsreeks sluitend is zoals de belastingdienst van u verwacht. In dit decentrale financiële bedrijf kunt u vervolgens de posten aanmanen, betalen en vereffenen.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over facturatie in 3PL Dynamics? Of bent u benieuwd hoe u uw financiële processen efficiënt kunt stroomlijnen? Mail dan naar marketing@boltrics.nl. We helpen u graag verder!