Herken en verwerk inkomende documenten automatisch in uw logistieke software

De opkomst van kunstmatige intelligentie (Artificial Intelligence) is onontkoombaar. Maar waar het praktische nut van AI een aantal jaar geleden nog compleet giswerk was, worden nu al hele teksten geschreven met behulp van AI programma’s als ChatGPT. En ook voor uw logistieke processen biedt AI uitkomst. Weliswaar niet met het genereren van teksten, maar wel met het herkennen hiervan. Zo schreven we eerder al over de vernieuwde Document Capture module, waarin we allerlei documenten op basis van AI kunnen inlezen in uw logistieke software. In deze (zelfgeschreven!) blog delen we de toepassingen die inmiddels live zijn.

Van Document Capture naar Form Recognition

Voor we de diepte in duiken met AI toepassingen, beginnen we met de naam. We noemen de nieuwe oplossing namelijk geen Document Capture meer, maar Form Recognition. Daarin klinkt de naam door van de Azure Functie die we toepassen. En het zegt direct meer over de mogelijkheden die het biedt: alle documenten met een gestructureerde vorm (formulier) verwerken. Een toevoeging op de bestaande module Document Capture Essentials, die bijlagen kan toevoegen op basis van barcodeherkenning.

Toepassingen van Form Recognition

In uw logistieke proces krijgt u te maken met een grote diversiteit aan inkomende documenten. Zo krijgt u alleen al van elke leverancier een anders opgemaakte factuur binnen. Dat is complex voor OCR-software. Maar AI-based Form Recognition kan leren en daar dus steeds slimmer mee omgaan.

Inkoopfacturen

De meest voor de hand liggende toepassing van Form Recognition is dan ook de herkenning van inkoopfacturen. Hiermee is niet alleen de herkenning mogelijk van globale informatie (zoals leverancier, totaalbedrag, etc.), maar ook de herkenning van de regels. En de herkenning van facturen die u digitaal ontvangt of al heeft ingescand. De inkoopfactuur wordt hiermee automatisch voor u aangemaakt in uw software en u doet alleen nog de controle of eventuele aanvullingen. Daar zit uw tijdswinst met Form Recognition.

Inkoopfacturen automatisch verwerken

Hoewel de herkenning van de factuurinhoud misschien al ingewikkeld klinkt, is dat eigenlijk pas het begin. De échte complexiteit ligt in het toepassen van de gegevens op de factuur. Want u wilt de inkoopfactuurregels het liefst zo veel mogelijk geautomatiseerd verwerken. Dan pas bespaart u écht tijd.

Een vrij basale automatisering is om regels op een vaste grootboekrekening te laten zetten. Geavanceerder is wanneer u die rekening kunt laten afhangen van de leverancier. Nóg een stap verder in de automatisering is het herkennen van de diensten. Diensten hebben hun eigen boekingsinstellingen. En dat geeft dus meer variatieruimte in grootboekrekening, maar ook toepassing van kostenplaatsen en dimensies. De meest geavanceerde automatisering is een volle integratie in uw dossierproces. Het is mogelijk de inkoopfactuurregels automatisch te koppelen aan een kostenregel in uw FMS-dossier. Dat ondersteunt uw zicht op het resultaat en de reserveringen in het dossier.

De voorwaarde voor deze toepassingen is dat de gegevens op de factuur toereikend zijn. En dat de gegevens goed zijn voorbereid in uw administratie. Kostenregel-herkenning werkt bijvoorbeeld alleen als deze ook allemaal in de dossiers staan. We vertellen u graag hoe dit werkt tijdens de Q&A-sessies van de Boltrics Academy

Herkenning van NOA’s tot Douanedocumenten

Naast inkoopfacturen kan Form Recognition ook allerlei andere formulieren automatisch herkennen en verwerken in uw software. In uw proces moet vaak op basis van de inhoud van ‘het PDF-bestand’ bepaald worden bij welk dossier of welke order het als bijlage hoort. En vervolgens moet het dossier een status verder gezet worden. Op deze manier verwerken diverse van onze klanten inmiddels al Notices of Arrival (NOA’s) en Uitvoergeleidingsdocumenten van de Douane (EX A) met behulp van Form Recognition.  

Daarbij is er ook al vraag naar andere Douanedocumenten, formulieren van de NVWA en formulieren die gebruikt worden in de (lucht)havens. Oftewel, terwijl u dit leest, worden nieuwe modellen getraind en toegevoegd. Zodat u straks zonder omkijken naar inkomende documenten uw processen kunt doorlopen.

Is Form Recognition een oplossing voor alles?

Het simpele antwoord: ja. Form Recognition kan in heel veel situaties en scenario’s toegepast worden. En ja, de tekstherkenning gaat in meer dan 99% van de gevallen foutloos. Maar soms is Form Recognition niet de meest efficiënte oplossing voor uw proces.

Digitaliseer uw communicatie – ook zonder AI

Ondanks het succes van Form Recognition zijn er soms namelijk alternatieven die beter passen bij uw processen dan AI en Form Recognition. Denk bijvoorbeeld aan een leverancier waar u vier keer per jaar een factuur van krijgt en waar u een specifieke administratieve afhandeling bij nodig heeft. Uw financieel medewerker verwerkt deze factuur in tien minuten. Terwijl een geautomatiseerde oplossing voor alleen deze specifieke situatie u wellicht twee dagen programmeerwerk kost.

Of neem uw leverancier die u meerdere facturen per week stuurt. Wellicht kan die zijn facturen ook in UBL of XML aanleveren. Net als uw klant die zijn opdrachten structureel in mooie PDF’s aanlevert. Die kan misschien net zo eenvoudig een CSV of XML aanleveren.

Overweeg met afzenders die regelmatig iets sturen de mogelijkheid van EDI (API). Dat klinkt misschien ingewikkelder dan tekstherkenning, maar het kan ook onnodige ruis van de lijn halen. En wij zetten zulke koppelingen graag voor u op!

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Form Recognition? Of wilt u op een andere manier uw communicatie met klanten en leveranciers automatiseren? Mail dan naar marketing@boltrics.nl.