How-to: BTW verleggen in 3PL Dynamics

In sommige gevallen is het mogelijk om BTW te verleggen. Bijvoorbeeld bij het leveren van diensten aan buitenlandse ondernemers. Door nieuwe ontwikkelingen van Boltrics is het mogelijk om dit vanuit onze software in te richten. Een situatie waarbij dit voor u als logistiek dienstverlener van toepassing kan zijn is bij het factureren van bewaarloon.

Indien het gewenst of zelfs noodzakelijk is om BTW te verleggen kunnen we ervoor zorgen dat op de factuur het bewaarloon voor entrepot goederen op een aparte regel gefactureerd wordt. De BTW voor deze regel wordt dan op een andere productboekingsgroep geboekt.

Om dit goed te laten verlopen is op een aantal plekken de juiste inrichting nodig:

• Douanecodes
• Rekeningschema
• WMS Dienstenoverzicht
• Klantenkaart
• Btw-boekingsinstellingen

Douanecodes

Als eerste zijn er de douanecodes. Bij de douanecode(s) waarvoor het verleggen van BTW van toepassing is moet het veld ‘Prod.-boekingsgroep (Btw+alg.)’ ingesteld staan op ‘Entrepot’.

Rekeningschema

Vervolgens gaan we door naar het rekeningschema. Hier is het belangrijk dat er aparte grootboekrekeningen worden aangemaakt, zodat de BTW hierop geboekt kan worden. Om aan te duiden dat het een grootboekrekening is voor het verleggen van de BTW, kunt u dit in de naam toevoegen, bijvoorbeeld “BTW Inkoop 21% EU Verlegd”.

WMS Dienstenoverzicht

De derde stap in de aanpassing van de inrichting is bij het WMS dienstenoverzicht. In dit overzicht staan alle diensten die u kunt gebruiken. Hiervoor is het belangrijk dat de juiste productboekingsgroepen ingesteld staan. Het gaat hier om de productboekingsgroep, de btw-productboekingsgroep, de entrepot productboekingsgroep en als laatste ook de entrepot btw-productboekingsgroep.

Klantenkaart

Als u de douanecodes, rekeningschema’s en productboekingsgroepen juist heeft ingesteld is het tijd voor de volgende stap. Hiervoor opent u de betreffende klantenkaart, en Ook bij de klant dient de juiste Btw-bedrijfsboekingsgroep ingesteld te staan. Voor het aanmaken van nieuwe klanten adviseren wij altijd gebruik te maken van klantensjablonen waarbij default setup zoals boekingsgroepen automatisch juist gevuld kunnen worden.

In dit voorbeeld is voor bewaarloon de configuratie op de kaart voldoende. Voor logistieke diensten waarbij land van vertrek of aankomst van het logistieke document van belang is voor de verlegging, kunt u in de subtabel boekingsinstellingen per dienst, per documentsoort bepalingen configureren.

Btw-boekingsinstellingen

En dan is het tijd voor de laatste stap! Bij de btw-boekingsinstellingen moet naar de juiste grootboekrekeningen verwezen worden. Ook moet de Btw-berekening juist ingevuld worden, zoals te zien is op onderstaande afbeelding:

Het resultaat

Zoals al eerder benoemd is het resultaat dat er op een factuur voor elke bewaarloon dienst, die op het WMS contract van de klant is ingericht, twee regels worden aangemaakt. Maar wat gebeurt er nu eigenlijk op de achtergrond? Om daar meer inzicht in te geven moeten we naar het WMS contract kijken. Bij het aanmaken van een factuur worden voor de bewaarloon diensten periodes aangemaakt. Wanneer bij de douanecode de prod-boekingsgroep is ingesteld op entrepot, worden voor elke periode twee detailperiodes aangemaakt. Van daaruit is het ook mogelijk om door te klikken op de factuur.

Daarnaast is op de factuur en de BTW posten van de factuur te zien dat de BTW verlegd is:

Hoe komt u stap-voor-stap bij de detailregels?
1: Open het betreffende WMS contract en kies “periods” onder detailregels.
2: Een nieuw scherm opent. Kies hier voor “Details” in het lintmenu.
3: In het nieuw geopende scherm kunt u nu onder “Douanecode” het resultaat zien.

Meer weten?

Heeft u nog vragen, of heeft u ondersteuning nodig bij de inrichting? Neem contact met ons op via het klantportaal, onze collega’s staan voor u klaar!