Verhoog de kwaliteit van uw transport orderverwerking met workflows

De logistiek staat bekend als een van de meest dynamische industrieën ter wereld. Maar kijken we specifieker, dan wordt deze ranglijst met grote afstand aangevoerd door de transportsector. Zo moet u als transporteur continu rekening houden met eisen van een grote diversiteit aan klanten én moet u de kwaliteit van uw dienstverlening waarborgen. Dit in een periode waarbij de arbeidsmarkt erg onder druk staat. Ga er maar aan staan! Het is een taak die u onmogelijk kunt uitvoeren zonder de juiste hulpmiddelen. Met een passende softwareoplossing geeft uw logistieke operatie een duwtje in de rug. In deze blog leggen we uit hoe Boltrics’ statusfunctionaliteit uw orderverwerking naar een hoger niveau tilt.

Statussen in 3PL Dynamics

De statusfunctionaliteit is hét framework waar de gehele 3PL Dynamics oplossing op is gebaseerd. Hoe werkt dat? Simpel gezegd brengt u door middel van statussen uw logistieke operatie op de vloer onder in een eenvoudig te configureren workflow in uw software. Alle stappen die u uitvoert, van binnenkomst van de order tot facturatie, worden opgedeeld in verschillende statussen in de software. Komt een order binnen? Dan krijgt deze de status ‘10-Nieuw’. Is de rit gepland? Dan heeft de order de status ‘25-Gepland’. Is een zending afgeleverd? Dan kan de status naar ‘40-Gelost’ worden gezet. Op die manier kunt u alle stappen in de orderverwerking onderbrengen in statussen. En met elke statusovergang worden automatische handelingen afgetrapt.

De voordelen van statussen voor uw transportorders

Door de verschillende statussen, en in het bijzonder de functies die automatisch getriggerd worden bij een statusovergang, stroomlijnt u uw gehele transportproces. Maar waarom is juist deze functionaliteit zo krachtig?

Foutmarge reduceren met ingebouwde checks

Voor een zending de deur uit kan, moet de informatie op de order gecontroleerd worden. Dat geldt met name voor het invullen van primaire informatie als het adres of de looptijd van de order. Niets is namelijk frustrerender dan wanneer u een opdracht wilt uitvoeren en dit niet gaat door ontbrekende informatie.

Maar ook andere checks kunnen fouten in uw proces voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een automatische check of het adres zich in een milieuzone bevindt. Op die manier komt uw chauffeur er niet tijdens zijn rit achter dat hij niet verder mag rijden. Of is het adres wel juist? Kunnen geoposities bepaald worden? Of denk aan een controle op het document: zijn alle velden die deze klant vereist wel gevuld? Al deze checks kunnen worden getriggerd in een statusovergang. Zo voorkomt u fouten tijdens het plannen, uitvoeren of factureren. 

Per klant verschillende workflows

Kenmerkend voor de transport is de grote hoeveelheid aan klanten. En de diversiteit in het klantenbestand. Met elke klant heeft u verschillende afspraken. Van prijs tot leveringstijd. En van benodigde informatie tot facturatie. Met behulp van statussen kunt u per klant een workflow configureren. Simpel. Zonder ontwikkelingen in uw software. U doorloopt het proces dat nodig is voor die klant, brengt die onder in de verschillende statussen en koppelt de acties die nodig zijn in elke fase van het proces.

Integratie met boordcomputers en scanners

95% van de transport orders komen tegenwoordig digitaal binnen. Dat betekent dat uw medewerkers het grootste deel van de orders niet daadwerkelijk voor hun neus krijgen. Dan wilt u ook niet dat er een handeling van hen nodig is om de order af te ronden. Veel statusafhandelingen kunnen dan ook automatisch worden voltooid als aan alle voorwaarden is voldaan. Voor de orders waarbij dat niet het geval is, kunt u deze duidelijk zichtbaar maken in werkstapels. Op die manier hoeft u alleen aandacht te schenken aan datgene wat aandacht behoeft.

Ook kunnen statusovergangen getriggerd worden door een actie op de boordcomputer van uw chauffeur. Of door een handeling van uw crossdock medewerkers. Bijvoorbeeld: bevestigd de chauffeur de levering via zijn boordcomputer, wordt de order automatisch naar status ‘40-Gelost’ gezet en wordt er automatisch een POD verzonden. Of verstuurd uw software automatisch een factuur naar uw klant. Zonder tussenkomst van uw medewerkers.

Plangemak door workflow inrichting

Wanneer uw operatie gestuurd wordt door een grotere planafdeling en verschillende planners verantwoordelijk zijn voor een specifiek gebied, dan kunt u deze gebieden onderbrengen in uw TMS in zogeheten planafdelingen. Met deze planafdeling worden inkomende orders automatisch doorgestuurd en zichtbaar voor de betreffende planner. Ook ziet de planner ten allen tijde de nog te plannen opdrachten. Kortom, geen tijdrovende filter activiteiten, maar direct de orders in het juiste planbakje.

Restricties en resources

Met restricties in combinatie met de workflow inrichting is het vrijwel onmogelijk om verkeerde materialen naar een adres te plannen. Is er bijvoorbeeld een stuuras nodig op een afleveradres? Of kan deze alleen met een bakwagen worden bereikt? Dan kunt u dit onderbrengen in de restricties. Tijdens het plannen gaat er dan een waarschuwing af als het voertuig niet aan deze restricties voldoet.

Meer weten over de statusfunctionaliteit in 3PL Dynamics

Wilt u meer weten over hoe statussen helpen uw transportactiviteiten te stroomlijnen? Mail dan naar marketing@boltrics.nl of bekijk ons webinar Reken af met krappe marges en visualiseer uw winst voor een dieper inkijkje in Boltrics’ TMS oplossing.