In uw logistieke activiteiten mailt en print u wat af. Zo stuurt u dagelijks facturen naar uw klanten, deelt u regelmatig rapporten over hun voorraad en sturen uw medewerkers om de have klap documenten naar de printer. 3PL Dynamics gebruikt ‘documentafhandeling’ om deze handelingen te automatiseren en rapporten af te drukken of te verzenden naar uw klanten. Maar wat als er iets fout gaat? En de klant krijgt de e-mail niet meer binnen? In deze blog helpen we u de fout in no-time op te sporen.

Wat betekent document-afhandeling in 3PL Dynamics?

Met documentafhandeling stuurt u dus geautomatiseerd rapporten of documenten naar uw klanten of printers. Dit kan getriggerd worden door verschillende events. De meest voorkomende is het boeken van bijvoorbeeld een verkoopfactuur of een inslag. Hoe het document vervolgens afgehandeld wordt is per contact in te stellen. En eenmaal ingesteld heeft u er geen omkijken meer naar.

3 mogelijke oplossingen van uw foutmelding

Krijgt uw klant geen berichten meer binnen? Of worden documenten niet meer automatisch geprint? Dan zit er een fout in uw proces. Grote kans dat u met één van deze drie oplossingen direct weer aan de slag kunt.

1. Taakwachtrijposten 2 en 3 niet actief

Krijgt geen van uw klanten een bericht binnen? Dan is de kans groot dat de taakwachtrijpost 2 of 3 niet meer loopt. Staat deze op ‘afwachten’ of ‘fout’, dan moet de taakwachtrijpost opnieuw gestart worden. Staat de status van de taakwachtrijpost wel op ‘gereed’, maar met een vroegste begindatum die in het verleden is? Dan moet u deze opnieuw op gereed zetten. Dit doet u door eerst op ‘instellen op afwachten’ te klikken en vervolgens opnieuw op ‘instellen op gereed’.

2. Foutmelding op documentafhandeling schema

Wanneer de taakwachtrijposten allemaal op gereed staan, moeten we verder kijken naar de oorzaak van het probleem. Dit doet u bij de Documentafhandelingsposten. Check eerst of deze überhaupt zijn aangemaakt. Zo niet? Ga dan direct door naar stap 3.

Is de afhandelingspost aangemaakt, maar staat deze nog op nieuw? Kijk dan eerst naar het triggerschema waar de documentafhandeling post op staat. Ga vervolgens naar het Documentafhandeling – schemaoverzicht. Soms gebeurt het dat deze vast is gelopen in verwerking. Door de post opnieuw te activeren werkt hij weer.

Staat hij op fout? Kijk dan naar de foutmelding. Vaak komt u er dan zelf al uit. De foutmelding ‘emailsjabloon bestaat niet’ geeft bijvoorbeeld aan dat u bij de Documentafhandeling – instellingen het foute emailsjabloon heeft geselecteerd.

3. Fout op contact

Als er niks wordt aangemaakt of er komen veel foutmelding bij een specifiek contact, dan ligt het waarschijnlijk aan de Documentafhandeling – instellingen. Klik op de documentafhandeling die niet goed gaat en dan op ‘per contact’. Hier vind u alle klanten die een bericht zouden moeten krijgen. Hier kunt u dus ook een email adres veranderen.

Wanneer de document afhandeling bij slechts één contact niet werkt, kunt u dit contact vergelijken met een welwerkend contact. Vaak ziet u de fout dan al snel!

Veel meldingen refereren naar een veld binnen de Documentafhandeling – instellingen. Bijvoorbeeld: ‘briefpapier code niet herkent’. Kijk dan naar het veld uit de foutmelding en misschien herkent u al direct iets afwijkends.

Hulp nodig van support?

Komt u er toch niet zelf uit? Geen paniek! Stuur dan een ticket in via ons klantportaal met een duidelijk scenario van wat er niet werkt en welke verwachting u had van de afhandeling. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.