3 tips voor een efficiëntere doorlooptijd van uw ticket

Ieder ticket dat binnenkomt legt dezelfde route af. Het begint bij het indienen, dit wordt door u gedaan. Zodra u alle informatie heeft ingevoerd komt het ticket bij Boltrics terecht. Dat klinkt vrij simpel, hoor ik u nu denken. En dat klopt. Toch gaat het bij de overdracht naar Boltrics soms nog mis. Zo kan er informatie missen of wordt het ticket niet in de juiste categorie gezet. Dit zijn allemaal factoren die meespelen bij de doorlooptijd van een ticket.

Hoe werken wij?

Zodra het ticket is ingediend wordt deze toegevoegd aan de lijst met open tickets. Een nieuw ticket wordt onderaan de lijst geplaatst van de gekozen categorie. Hierin werken wij FIFO: het eerst ingediende ticket, zal als eerste worden opgepakt door een consultant. Welke consultant uw ticket oppakt, is afhankelijk van de door u gekozen categorie.

Wat kunt u zelf doen?

Er zijn een aantal aspecten waarmee u zelf de doorlooptijd van uw ticket kan verkorten.

1. Kies de juiste categorie

Onze eerste tip is om de juiste categorie te kiezen voor uw ticket. De categorie is van belang voor uw ticket omdat het bepaalt bij welke afdeling uw ticket terecht komt. Er zijn drie keuzes voor de categorie:
Support ticket: Werkt een functionaliteit plotseling niet meer? Maar is dit wel eerder ingericht door één van onze consultants? Dan dient u uw ticket in als 01-SUPPORT.
Change ticket: Heeft u een nieuwe wens voor onze oplossing? Wilt u een nieuwe inrichting? Of heeft u behoefte aan een nieuwe ontwikkeling? Dan dient u uw ticket in als 02-CHANGES.
EDI ticket: Wilt u een nieuwe inrichting voor uw data of berichtenverkeer? Of heeft u hier behoefte aan een nieuwe ontwikkeling? Dan dient u uw ticket in als 03-EDI.  

2. Kies de juiste subcategorie

Na het kiezen van de juiste categorie, is het ook belangrijk om de juiste subcategorie te kiezen. De mogelijke subcategorieën zijn afhankelijk van uw keuze van categorie.
Ook binnen Boltrics hebben onze consultants een specialisatie. Heeft u de juiste subcategorie gekozen? Dan komt uw ticket direct terecht bij de consultant die zijn expertise heeft op dit specifieke onderwerp.
Wanneer u een andere subcategorie kiest, kan het voorkomen dat uw ticket terecht komt bij een consultant die niet de juiste kennis heeft. Uw ticket kan dan doorverwezen worden naar een andere consultant. Dit betekent dat er extra tijd overheen gaat voordat uw ticket bij de juiste consultant terecht komt.

3. Wees zo compleet mogelijk

Onze derde tip om de doorlooptijd van uw ticket zo optimaal mogelijk te maken. Zorg ervoor dat er zoveel mogelijk informatie in het ticket staat. Om precies te zijn, zorg ervoor dat het ticket het probleem bevat, maar ook de gewenste oplossing. Zet hiervoor een scenario klaar en wees duidelijk in uw wens hoe het eruit zou moeten komen te zien. Met een duidelijke probleemomschrijving en visuele ondersteuning kan uw ticket direct gekwalificeerd worden. U krijgt een tijdsindicatie en na het ontvangen van uw akkoord gaat de consultant er mee aan de slag. Als er informatie ontbreekt, zal dit het proces vertragen en gaat er tijd verloren door het heen-en-weer mailen om de juiste informatie te verzamelen.

Van ticket naar realisatie

Na het lezen van deze tips weet u wat u kunt doen voor de optimale route van uw ticket: van het indienen tot aan de realisatie. Wilt u meer weten? Neem dan contact op via ons klantportaal. We helpen u graag op weg.