Fixed Time, Fixed Prijs. Oftewel, in drie maanden live tegen een vooraf afgesproken prijs. Boltrics belooft het. En ik hoor u denken: ‘in drie maanden live, is dat niet kort?’ Jazeker! Een ambitieus doel, waarin Boltrics en u als klant tijdens de implementatie veel energie moeten steken. Vanaf het startschot is het volle vaart vooruit. In meerdere korte sprints gaat u richting de finish. Dus hoe zorgen we ervoor dat u juichend over die finishlijn komt? En u niet struikelt bij de eerste horde? In deze blog helpen we u met handige tips naar een succesvolle implementatie.

Korte sprints winnen de marathon

Bij Boltrics doen we dingen net even iets anders. U kiest daarom niet alleen voor een nieuw systeem. U kiest voor een filosofie. Een werkwijze. Ook tijdens de implementatie. Zo vliegt Boltrics projecten aan met behulp van de SCRUM-methodiek. Korte sprints naar het grote doel. Hiermee kunnen we onderweg meer bijsturen en komen we uiteindelijk daar waar u wilt zijn: een succesvolle livegang.

Het startschot

Om vaart te maken op de eerste meters, is het van belang om goed uit de startblokken te komen. Dat begint bij de kennismaking. Tijdens het fysiek ontmoeten, maakt uw projectteam niet alleen kennis met  Boltrics’ projectmanager. U bespreekt ook alvast de methodiek. U doorloopt de verschillende fasen en spreekt verwachtingen naar elkaar uit. Informatie die nodig is voor een stevige basis van het project. Zorg hierbij voor de juiste mensen aan tafel. Zo is de key user onmisbaar in uw processen. Hij kent uw operatie door en door. En hij beschikt over belangrijke informatie voor het project. Neem deze kerngebruiker dus ook al mee in het kennismakingsgesprek. Want hoe eerder deze informatie op tafel ligt, hoe beter.

De workshop

Na de kennismaking gaat u de diepte in: de workshop. Hierin deelt uw key user inhoudelijke informatie. Welke klanten bedient u? Hoe zijn uw processen ingericht? Welke locaties gebruikt u? En nog veel meer! Zorg voorafgaand aan de workshop dat u deze informatie heeft. Zo vliegt u er doorheen. Bespreek ook wanneer uw mensen beschikbaar zijn. Ook de mensen op de vloer. Een implementatie is intensief. Maak daar ruimte voor in uw organisatie.

Denk tijdens de workshop ook na over wat u fysiek nodig heeft om uw processen te ondersteunen. Is alle hardware bijvoorbeeld al in huis? Of wanneer moet u dit bestellen, zodat dit op tijd geleverd is en u er tijdens de implementatiefase mee kunt werken? Dit is het moment om daar al mee bezig te gaan.

De eerste horden over

De workshop is de basis voor de voorbereidende fase. Hierin werkt de consultant toe naar de volgende mijlpaal op weg naar een succesvolle implementatie: Simulatie 1. De consultant presenteert dan de voorinrichting op basis van de informatie uit de workshop. Ben tijdens deze fase bereikbaar voor vragen. Vragen komen ad hoc en niet gepland. Zorg dan dat u snel antwoord geeft en uw implementatie niet stagneert. Hoort u niets van de consultant? Geen paniek! Ook dan is de consultant hard aan het werk met het inrichten van uw processen. Ondertussen zorgt u voor de juiste kennis van uw nieuwe oplossing via de diverse trainingen.

Nadat u SIM 1 bent gepasseerd, werkt u toe naar Simulatie 2. De volgende horde. Gedurende deze implementatiefase werkt u intensief samen met de consultant tijdens projectdagen. Het is hierbij belangrijk dat u gestructureerd, op een gefocuste manier, samen te werk gaat. Een tussenproduct opleveren, die direct testen, feedback geven en weer door. Besteed aandacht aan het testen. En betrek ook de eindgebruikers in dit proces. Zij zijn uiteindelijk degene die dagelijks met de software werken.

Versnellen naar de eindstreep

Simulatie 2 is spannend. Een meetmoment. Hierin laten uw kerngebruikers zien over kennis én kunde te beschikken om met de nieuwe oplossing te werken. Ze laten zien dat ze wegwijs zijn in de software. En met succes natuurlijk! Daarna werkt u toe naar de go-live. Boltrics zorgt dat de laatste issues worden opgelost en uw key users leiden de eindgebruikers op. Focus hierbij op individuele aandacht. Het systeem werkt. Nu moeten uw mensen er nog mee werken. Hoe bereid u ze voor? Hoe managet u de verwachtingen? En hoe gaat u om met tijdsdruk in uw organisatie? Heb hierin aandacht voor de mens. Zij moeten het uiteindelijk gaan doen.

Juichend over de finish

Een essentieel moment tijdens implementatie is SIM 2. Is deze gehaald? Dan gaat u in een rechte lijn richting livegang. Maar u moet nog wel over die eindstreep heen. ‘To finish first, you first have to finish.’ Belangrijk bij zo’n livegang is planning. Plan de go-live op een tactisch moment. Heeft u e-fulfilment activiteiten? Dan plant u geen livegang op Black Friday. En plan geen go-live wanneer u net een hele nieuwe artikelstroom in uw warehouse krijgt.

Op het moment dat u live gaat, gaat u ongetwijfeld tegen zaken aanlopen die u eerder niet zag. Geen paniek! Op dat moment biedt Boltrics de capaciteit om deze punten zo snel mogelijk weer op te lossen. Wij zetten u zo goed mogelijk af voor de finish. De consultant, die uw processen heeft ingericht, staat klaar om snel en efficiënt eventuele foutmeldingen op te lossen. Zo komt u na de laatste meters met uw handen omhoog over de finish. We did it!

Meer informatie?

Wilt u meer weten over Boltrics’ implementatie filosofie? Of wilt u meer weten wat 3PL Dynamics voor u kan betekenen? Mail dan naar marketing@boltrics.nl. We houden u graag op de hoogte!