Altijd de laatste informatie digitaal beschikbaar. Geen overbodig en tijdrovend invoerwerk. En automatische updates naar uw klanten over hun goederen. Het klinkt als een utopie. Toch kunt u met behulp van integraties dit eenvoudig realiseren. Via Boltrics’ DataHub platform kunt u met alle klanten, leveranciers en instanties communiceren. Van webshop tot douane, en van het systeem van uw klant tot extern boekhoudsysteem. Automatisch via EDI. Zo bespaart u tijd in uw proces en minimaliseert u fouten bij het invoeren van data.

Integratie fouten opsporen

Toch kan het zijn dat er in het berichtverkeer onverhoopt een fout optreedt. In eerdere blogs heeft u kunnen lezen hoe u deze foutmeldingen opspoort én oplost. Bijvoorbeeld als het gaat om berichten tussen uw systeem en Exact Online. Of met de Douane. Zo bent u in no-time weer up-and-running. Maar u lost dan de foutmeldingen nog steeds achteraf op. Wanneer het kwaad al is geschied, bent u druk met genezen. Maar veel belangrijker dan genezen is voorkomen! U controleert de strik in uw veters toch ook vóór u gaat hardlopen, in plaats van ze te strikken wanneer u struikelt? Zo kan dat gelukkig vaak ook eenvoudig met de data die u verwerkt.

Problemen aanpakken bij de bron

Eenmalig een foutmelding oplossen is natuurlijk geen probleem. Dat heeft u zo gedaan. Het wordt een ander verhaal wanneer de fout veroorzaakt wordt door een structureel probleem. Dat doet de efficiëntieslag die u juist behaald hebt teniet en u dweilt met de kraan open. Dit wilt u voorkomen. Pak daarom de problemen aan bij de bron: data entry.

De invoer van gegevens valideren

Neem bijvoorbeeld een uitslag order. De webshop controleert de adresgegevens van de eindklant, voordat deze naar u worden doorgestuurd. Zo controleert uw klant ook zijn aflevergegevens voordat hij deze instuurt. Bij de statusovergang kunt u daar uw eigen controles aan toevoegen. Bijvoorbeeld met het oog op het transportproces: zijn de benodigde referenties ingevuld? Zo worden gegevens altijd gevalideerd en zorgt u met uw klant dat het proces niet stilvalt of dat een pakketje niet afgeleverd kan worden.

Stamdata essentieel voor een vloeiend proces

Voorafgaand aan het verwerken van orders, wilt u weten dat uw stamdata op orde is. Niet zozeer in het algemeen, maar specifiek voor het proces waarin u deze gebruikt. Dat is net zo als wanneer u nadenkt over het strikken van uw veters: de knoop van uw sportschoen trekt u nog een keer goed aan, terwijl u uw klompen zonder meer aanschiet.

Zo zult u bij invoer van zeevrachtdocumenten nadruk willen leggen op referentiecodes van de haven, bij chartering op referenties van de transporteur, en in andere gevallen op specifieke karakteristieken van het klantartikel. Die wilt u bij invoer al controleren, net als bij de uitslag in het voorbeeld hiervoor. Als zulke gegevens missen, struikelt uw proces wanneer het al op snelheid is. En dat terwijl u vanaf de eerste stap had kunnen weten dat uw veters niet gestrikt waren.

Op alle stamdata kunt u statusflows inrichten, met daarin aangevinkt wat voor uw proces verplicht zou moeten zijn.

Fouten voorkomen met juiste gegevens

Kortom, voorafgaande aan uw proces en de daarbij horende communicatiestromen, kunt u al veel foutmeldingen voorkomen. Stel hiervoor controles in. Of maak afspraken met uw klanten over het aanleveren van de gegevens. Heeft u hulp nodig bij het inrichten van statusflows, zodat uw systeem automatisch controleert of verplichte velden gevuld zijn? Neem dan contact met ons op via het klantportaal; onze collega’s kijken graag met u mee.