Hoe integreren Freight Forwarders het gebruik van de e-AWB?

Zo nu en dan maak ik aantekeningen met pen en papier. Het werkt namelijk goed voor mij als ik iets echt opschrijf: ik ben bewuster bezig met de inhoud, waardoor het beter blijft hangen. Ook als ik ideeën opschrijf doe ik dit liever met pen en papier dan dat ik het toetsenbord erbij pak. Maar als ik vervolgens teruglees wat ik heb opgeschreven, kan ik er bijna niets van lezen. Door de jaren heen ben ik het schrijven bijna verleerd, lijkt het wel. Zal dit te maken hebben met de overgang naar papierloos werken? Is dat de reden waarom schoolkinderen nu muis- en swipe-training krijgen? En loopt dit parallel met andere digitale transities, zoals uw overgang van de klassieke Air Waybill (AWB) naar de e-AWB?

Waarom raden wij aan de e-AWB te integreren in uw organisatie?
De Air Waybill (AWB) is een verplichte luchtvrachtbrief. Deze dekt het gehele traject, vanaf luchthaven van vertrek tot luchthaven van aankomst. Dit geldt ook als een gedeelte van het traject per auto wordt afgelegd. In 2010 is de digitale variant, de e-AWB geïntroduceerd. Sinds begin dit jaar is deze variant niet verplicht, maar wel de standaard. Hierdoor stijgt de noodzaak om papierloos te werken. Meer informatie over dit besluit vindt u hier.

De transitie naar een papierloos leven is geen makkelijke. Dat merk ik maar al te goed als ik naar mijn eigen handschrift kijk. Toch levert het enorm veel gemakken op en bovendien draagt het bij aan een beter milieu. Mede door het toegevoegde gemak, de hogere efficiëntie en de duurzaamheid van de overgang, is de e-AWB geïntroduceerd en sinds begin dit jaar de standaard. Hoewel de voordelen duidelijk aantoonbaar zijn, kan een overgang naar deze digitale vrachtbrief voor u aardig wat aanpassingen vereisen. Dus waar moet u op letten, wilt u gebruik maken van de e-AWB? En hoe kunt u dit gemakkelijk introduceren in uw dagelijkse werkzaamheden? In deze blog focussen wij op de belangrijkste stappen die u moet nemen om deze methode te adopteren.

Waar moet u op letten bij het introduceren van de e-AWB?

Voordat u het gebruik van de ‘Electronic Air Waybill’ standaard kunt toepassen in uw dagelijkse werkzaamheden, zijn er enkele noodzakelijke stappen welke u moet nemen. Hieronder leg ik u per stap uit wat dit inhoudt en hoe u dit voor elkaar krijgt.

Stap 1: Onderteken een digitale overeenkomst met IATA

Om deel te nemen aan de e-AWB overeenkomst met alle aangesloten partijen, hoeft u slechts eenmaal de Multilateral e-AWB ondertekenen bij IATA. Dit is de handelsvereniging van de wereldwijde luchtvaartmaatschappijen en vertegenwoordigt ruim 80% van het totale luchtverkeer. U hoeft dus niet voor elke individuele partij een bilaterale overeenkomst te tekenen, deze ene overeenkomst met enkele stappen dekt de lading. En dus ook uw lading.

Stap 2: Controleer of uw systeem e-AWB ondersteunt

Vanzelfsprekend is uw software-oplossing een belangrijke spil in dit verhaal. Om de e-AWB volledig juist en op tijd te versturen, moet uw systeem voldoen aan de volgende eisen:

• Verzenden en ontvangen van AWB Status berichten;
• Archiveren van de elektronische berichten;
• Printen van on-demand AWB informatie (indien nodig).

Controleer vervolgens of uw systeem flexibel genoeg is om mee te veranderen met eventuele veranderingen. U wilt niet voor verrassingen komen te staan als het blijkt dat dit niet het geval is.

Stap 3: Controleer uw bedrijfsprocessen en de kwaliteit van uw berichtgeving

Voordat u daadwerkelijk begint met het verzenden van automatische berichten, is het cruciaal dat uw organisatie én de kwaliteit van de berichten klaar zijn voor deze transitie. U verzendt vanaf dit moment namelijk alleen nog digitale informatie. Controleer daarom uw berichten op:

• Onjuiste data;
• Bericht syntax errors;
• Zendvertragingen;
• De configuratie met uw Forwarding-systeem.

Daarnaast moet u uw processen onder de loep nemen. Past papierloos werken in uw huidige manier van werken, of loopt het proces dan ergens vast? Wees er zeker van dat uw organisatie klaar is voor de transitie, dan bent u het ook.

Stap 4: Informeer uw logistieke partners over uw transitie naar e-AWB

Als de bovenstaande stappen succesvol zijn doorlopen, kunt u het grote nieuws naar buiten brengen. U werkt als Freight Forwarder voortaan volledig digitaal. Wanneer u uw partners hierover informeert, houdt u dan rekening met de te maken afspraken. Hoe gaat u bijvoorbeeld de e-AWB uitwisseling tot stand laten komen; via EDI of web? Wat verwacht u van uw partners in het kader van deze overgang? Wilt u eerst testberichten gaan zenden en zo ja, voor wie zijn deze kosten? Is discretie gewenst? Tal van vragen die u eerst uzelf moet stellen, alvorens u aanklopt bij uw partners.

Wist u dat?
IATA brengt maandelijks rapportages naar buiten over het huidige gebruik van e-AWB. Hier scoort Nederland op landniveau een mooie tiende plek en onze luchthaven Schiphol zelfs een zesde plek waar het gaat om het aantal verzonden e-AWB’s. Dit ziet u ook in de afbeelding hieronder.

Bent u klaar voor de overgang naar e-AWB?

Met deze vier basisstappen realiseert u de overgang van de Air Waybill naar zijn digitale broer. Maar vergis u niet, het ziet er op papier makkelijker uit dan het daadwerkelijk is. Gelukkig hebben wij in de afgelopen jaren genoeg logistiek dienstverleners geholpen met deze transitie. Zo lopen wij samen met u uw processen door, bepalen wij uw gereedheid voor de transitie én last but not least zorgen wij ervoor dat uw berichtgevingen juist ingericht worden. Vraag onze collega’s naar de mogelijkheden voor uw expeditiebedrijf.