De juiste douanesoftware helpt u goed door de Brexit te komen

Hoe dichterbij de Brexit komt, hoe meer erover te lezen is. Zo deed de Kamer van Koophandel onlangs een uitgebreid onderzoek onder Nederlandse ondernemers. Hieruit bleek dat maar liefst vier op de tien ondernemers die zaken doen met de Britten niet zijn voorbereid. Tegelijkertijd is slechts 50% een beetje voorbereid. KvK-voorzitter Claudia Zuiderwijk is hiervan bewust en zei erover het volgende: “Deal of geen deal met de Britten: duidelijk is dat het zakendoen met het Verenigd Koninkrijk wezenlijk zal veranderen.” In dezelfde lijn stelde de algemeen-directeur van de douane, Nanette van Schelven, dat bedrijven die zich niet met een EORI nummer aanmelden bij de douane geen handel kunnen drijven met het VK na de Brexit. En als alle aanmeldingen nu nog binnen moeten komen, kunnen ze niet op tijd verwerkt worden. Daarnaast neemt de export in het eerste deel van 2018 af vergeleken met dezelfde periode een jaar ervoor, bleek uit cijfers van het CBS. Het belang van het VK in export voor Nederland stagneert dus al. En deze berichtgevingen alleen al vonden plaats binnen twee weken.

Waarom doen we niets?

De betrokken instanties in Nederland zijn dus al huiverig en exportcijfers laten (zonder aangetoonde causaliteit) een daling zien. Toch bereiden we ons met zijn allen niet of nauwelijks voor. Wat is hier de reden van? Willen Nederlandse bedrijven geen moeite verspillen voordat het 100% duidelijk is wat er gaat gebeuren? Of weten ze gewoon niet waar te beginnen? Wat is uw reden?

De Britse Korthaar uit de boom kijken

Misschien is het eerste van toepassing en kijkt u de kat uit de boom. Volgens experts is dit niet verstandig. De rough Brexit gaat zeer waarschijnlijk door en voor bedrijven stelde de Rabobank daarvoor een checklist op. Met welke handelsbelemmeringen krijgen exporteur en importeurs te maken volgens deze lijst? De bank benoemt invoerheffingen, aanvullende eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu, en douaneprocedures. Bij douaneprocedures kunt u denken aan grenscontroles, invoervergunningen (zoals het eerder genoemde EORI nummer) en uitvoeraangiftes. En als blijkt dat die Britse Korthaar in de boom blijft zitten, dan moet u wel heel snel zijn wilt u dit allemaal op tijd tot in de puntjes uitwerken.

Niet weten waar te beginnen

De andere mogelijkheid is dat u geen idee heeft waar te beginnen. U koos in het verleden bewust voor handel binnen de EU vanwege het vrije verkeer van personen en goederen. Met alle voordelen van dien. En dan krijgt u ineens de Brexit op uw bord. Wat nu? U kunt met de checklist van de Rabobank een begin maken, maar om alles van het nulpunt op te bouwen brengt ook de nodige moeilijkheden met zich mee. Hierom is het raadzaam om uw (nieuwe) douaneprocessen onder te brengen in douanesoftware via een ervaren leverancier.

Waar moet u op letten bij de aanschaf van douanesoftware?

Onlangs bracht Logistiek.nl een uitgebreid artikel uit over het aanschaffen van douanesoftware. Het eerste aandachtspunt wat hierin genoemd werd is heel simpel maar nog belangrijker: sluit het aan op het systeem van de douane? Enkele jaren terug gebruikte de douane namelijk nog Sagitta, sindsdien is dat vervangen met AGS3. Of de transitie van DVGS naar PGTS aankomende februari. Sluit uw douanesoftware hier niet op aan? Dan maakt u het uzelf onnodig lastig. Hieronder ziet u enkele andere aandachtspunten vanuit dit artikel terug.

Functionaliteit en integratie

Kenmerkend voor douaneprocessen zijn dat deze enorm gestandaardiseerd zijn. Wijkt één aspect af in bijvoorbeeld een GPA, dan keurt de douane de aangifte af. Uw (potentiële) klanten hechten hier dan ook de meeste waarden aan, om niet voor onverwachte problemen komen te staan. Als uw douanesoftware naadloos aansluit op uw andere softwareoplossingen, weet u dat de juiste gegevens gebruikt worden. En dit bespaart u de moeite om alles twee keer te registreren. In hoeverre uw douanesoftware is afgestemd op uw WMS of TMS is dus een bepalende factor voor partijen al dan niet met u in zee te gaan. Want om de auteur van het Logistiek artikel te citeren: “Foutloze aangiften hebben prioriteit.”

Soorten applicaties

Maar hoe bent u zeker van foutloze aangiften? Dit kan grotendeels opgevangen worden door geïntegreerd te werken. Zoals het artikel stelt, biedt een groot aantal softwareleveranciers meerdere applicaties aan. Maar hoe staan deze met elkaar in verband? Oftewel, wat kunt u integreren met de douanesoftware? “Hoewel leveranciers frequent meer soorten software leveren, bieden slechts enkele partijen een palet aan applicaties aan.” Boltrics mag zich gelukkig tot deze selecte groep rekenen. Wij bieden één en dezelfde oplossing aan voor al onze klanten en deze is modulair opgebouwd. Hier is de douane module er één van. Zo bepaalt u zelf wat u nodig heeft, stemt u de oplossing af op uw processen en de modules op elkaar. Zo realiseert u volledige integratie met uw WMS, TMS en bijvoorbeeld uw financiën.

Mogelijkheden tot automatisering

Bovenstaande eisen helpen u uw douaneproces te digitaliseren: het gieten van werkzaamheden in een systeem. Dit is al een hele mooie stap, zeker wanneer u nieuw bent in handelen buiten de EU. Maar waar digitaliseren ophoudt, begint automatiseren. Als u een enkele keer met de douane van doen heeft, is automatiseren niet noodzakelijk. Maar aangiften zijn vaak periodiek en zoals gezegd vaak hetzelfde opgebouwd. Als u hiermee te maken heeft, biedt automatisering u enorm veel tijd en ruimte. Let dus goed op of uw softwareleverancier mogelijkheden biedt tot automatisering. Voor het totale kostenplaatje (lees: manuren die anders nodig zijn) kan dit veel schelen.

Meer weten over de Brexit?

Gisteren plaatste NOS een zeer uitgebreid FAQ over de Brexit in verband met het voorlopige akkoord. Alles wat u wilt weten over de oorsprong, het verloop en de toekomst van de Brexit kunt u daar vinden. Heeft dit gevolgen voor u als logistiek dienstverlener? Dan kunt u bij ons terecht om u hiermee verder te helpen.