Pas mappen voor uw bijlages aan met deze nieuwe functionaliteit

Ter ondersteuning van uw logistieke processen, heeft u de behoefte om uw digitale dossiers zo compleet mogelijk te houden. Of het nu gaat om een foto van een ingeslagen pallet in uw magazijn of een POD van uw chauffeur, u voegt regelmatig bijlages toe aan de documenten in uw systeem. In 3PL Dynamics kunt u deze bijlages op verschillende manieren koppelen. Dat kan door middel van Document Capture, door gebruik te maken van de app of door de bijlagen te slepen op een van de beschikbare mappen. Maar waar u voorheen enkel kon kiezen tussen de standaard mappen in het systeem, kunt u dankzij nieuwe functionaliteit nu ook titels van mappen veranderen en is het mogelijk het aantal mappen uit te breiden van vijf naar tien. Hoe doet u dit? Met behulp van deze how to blog kunt u eenvoudig de mappenstructuur in uw oplossing aanpassen voor uw documenten.

Mappenstructuur aanpassen

Met de standaard instellingen kunt u gebruik maken van de mappen Intern, Extern, Foto’s, CMR en Overig. Maar wat als deze mappen niet volstaan? Of wat als u hele andere termen in uw organisatie gebruikt? In dat geval kunt u de mappen eenvoudig aanpassen, zodat de titels overeenkomen met uw processen. Wilt u een map ‘POD’, speciaal voor deze bijlagen? Geen probleem. Leer hoe u dit stap voor stap zelf inricht met behulp van onderstaande video.

Toepassingen van de mappenstructuur

In de video heeft u kunnen zien hoe u eenvoudig (meerdere) mapinstellingen aan kunt maken en hoe u zelfs per status de getoonde mappen kunt instellen. Hierdoor kunt u deze functionaliteit toepassen op alle entiteiten waar we de status component gebruiken. U kunt eenvoudig andere mappen inrichten voor documentsoorten, zoals inslag en uitslag, en dus zelfs per status. Zo kunt u bijvoorbeeld afwijkende mappen aanmaken voor documenten in een douane status. Daarnaast is het mogelijk om afwijkende mappen in te richten op stamdata, zoals de tabel ‘Klant’.

Automatisch mappen toekennen

Zoals u in de video kunt zien, hebben de standaard mappen in 3PL Dynamics een Object-ID. Het is mogelijk om bijlagen met dit ID automatisch mee te sturen in e-mails of beschikbaar te stellen op het webportaal. Zo wordt de map CMR (of zoals in de video POD) gebruikt om POD aan te linken, deze krijgt Object-ID 30 toegewezen en wordt standaard ook mee gekopieerd naar de factuur.  Hier zult u in uw inrichting van de nieuwe mappen – en het toewijzen van een Object-ID – dus rekening mee moeten houden.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de mappenstructuur in 3PL Dynamics? Of heeft u hulp nodig met de inrichting hiervan? Mail dan naar request@boltrics.nl.