5 voordelen: de ideale samenwerkingspartner dankzij EDI

Het coronavirus heeft de wereld op z’n grondvesten laten trillen. En dan hebben we het niet alleen over hoe het virus razendsnel om zich heen wist te grijpen, de beperkingen die wereldwijd werden opgelegd of de internationale handel die ongekende klappen kreeg te verduren. Het heeft ook veel bedrijven een spiegel voor gehouden. Van producenten en retailers tot logistiek dienstverleners: iedereen in de keten is zich bewust geworden van hun afhankelijkheid van hun handelsrelaties.

Just in time? Tijd voor meer flexibiliteit

De ‘just in time’ methode – al jaren verankerd in het logistieke proces – heeft daar grotendeels aan bijgedragen. Een volledig uitgekristalliseerd proces om voorraden en opslagkosten zo laag mogelijk te houden. Maar met de intrede van covid-19 moesten fabrieken hun capaciteit terugschroeven of viel de productie zelfs volledig stil. Afspraken over leverbetrouwbaarheid zijn daarmee slechts een formaliteit en de zoektocht naar alternatieven een feit. Maar waar een deur dicht gaat, gaat altijd een nieuwe deur (of raam) open. Situaties zoals deze bieden ruimte voor creativiteit om oude (statische) processen te doorbreken en te vervangen door meer flexibelere oplossingen. 

Laaghangend fruit

Wereldwijd zien bedrijven digitalisering als uitkomst voor de broodnodige verandering om het proces te vereenvoudigen en kostenefficiënt te kunnen blijven opereren. Het terugbrengen van handmatige acties is daarbij een van de quick wins. Dat heeft indirect ook impact op uw werkwijze. Want als uw samenwerkingspartners het proces van bestellen, verzenden en opslaan van informatie digitaliseren, zullen ze dit ook van u verwachten.

Digitalisering zit in stroomversnelling

Digitaliseren van datacommunicatie is overigens niets nieuws onder de zon. Al in 1970 deed EDI (electronic data interchange) zijn intrede. Een digitale manier om zonder menselijke interactie informatie uit te wisselen tussen verschillende systemen. Maar met covid-19 zit digitalisering wel in een stroomversnelling. Het opent deuren om de dagelijkse activiteiten van handmatige order invoer, updaten van uitgebreide Excel spreadsheet en versturen van e-mails te vervangen door een geautomatiseerd proces. Plat vertaald: het scheelt zowel u als uw klanten tijd en geld, én het verkleint de kans op fouten.

Wat is exact de winst van EDI? We hebben 5 voordelen voor u op een rijtje gezet:

1. Snelle(re) verwerking.
   Of u nu de logistieke activiteiten verzorgt voor een retailer of voor een B2B-klant, de druk op een snelle levering wordt overal opgevoerd. Door simpele administratieve schakels uit het proces te vervangen door een geautomatiseerde communicatieflow kunt u orders sneller verwerken. 
2. Tijdwinst.
   De wens van klanten om continu op de hoogte te worden gehouden over de laatste status neemt steeds meer toe. Door bi-directioneel deze informatie te delen, voorkomt u dat uw collega’s de helft van de tijd aan de telefoon zitten en/of blaren op hun vingers tikken aan de enorme hoeveelheid e-mails.
3. Meer marge.
   Er hoeft dus niet meer over en weer gebeld of gemaild te worden voor updates. En dat scheelt onnodig werk aan zowel uw zijde als aan klantzijde. Daardoor kunnen uw medewerkers productiever werken, kunt u uw personeel voor andere activiteiten inzetten en kunt u overheadkosten verminderen.
4. Transparant.
   De manier waarop uw klanten uw dienstverlening ervaren is net zo belangrijk als de daadwerkelijke dienstverlening die u biedt. Dankzij EDI voorkomt u dat er verwarring kan ontstaan over de laatste status en is het voor alle betrokken partijen direct duidelijk wat de laatste status is. En dat komt de samenwerking alleen maar ten goede.  
5. Kwaliteitsverbetering.
   Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Door gegevens bi-directioneel te delen tussen het systeem van uw klanten en uw logistieke software reduceert u het aantal handmatige acties en daarmee ook de kans op foutieve invoer. Win-win.