How to: Een geboekte factuur crediteren in 3PL Dynamics

Als logistiek dienstverlener heeft u veel om handen. U houdt zich vooral bezig met het optimaal bedienen van uw klanten door zo goed mogelijk aan hun wensen te voldoen. Hierdoor bent u automatisch bezig met het opleiden van uw personeel, het efficiënter maken van uw processen en het continu uitbreiden van uw dienstenportfolio. In de waan van de dag kan het dus een keer voorkomen dat u of uw collega van de financiële administratie een factuur naar de verkeerde klant opstuurt. In dat geval wilt u zo snel mogelijk de geboekte factuur crediteren in 3PL Dynamics. Maar hoe? Raadpleeg dit stappenplan om zo snel mogelijk de juiste factuur bij de juiste ontvanger te krijgen.

Een geboekte factuur crediteren in 5 stappen

Als u een geboekte factuur wilt crediteren, heeft u het liefst dat dit zo snel mogelijk gebeurt. U wilt de onterechte ontvanger niet belasten met een debet, terwijl u wel graag inkomsten wilt ontvangen voor het geleverde werk. Daar hoort dus geen omslachtig proces bij. In slechts 5 stappen crediteert u de factuur én zorgt u ervoor dat de juiste klant deze alsnog ontvangt. Hieronder ziet u de korte handleiding om een geboekte transportfactuur te crediteren.

1. Open de factuur en selecteer een factuur regel

2. Klik op het menu ‘Regel’ en kies de optie ‘Transportdocument’ om de order te openen.

Meer handige finance tips ontdekken?
Sinds de update naar Business Central heeft 3PL Dynamics wat handigheidjes erbij gekregen. Dat u deze niet in één keer allemaal zelf ontdekt heeft is natuurlijk logisch. Hierom publiceerde Mark onlangs een blog over deze nieuwe trucjes. Bekijk ze snel om nog beter met uw oplossing om te kunnen gaan.

3. Ga in de order naar het tabblad ‘Opbrengsten’ en klik in het menu op de knop ‘Credit/debetregels kopiëren’ en selecteer het juiste klantnummer.

4. Het resultaat is dat de originele opbrengstregels worden gecrediteerd en nieuwe opbrengstregels voor de juiste klant worden aangemaakt.

5. Zodra u de factuurrun uitvoert worden er twee (debet) facturen aangemaakt, waarvan er één een negatief bedrag heeft.

Let op: de debet en de ‘credit’ factuur (dus een debet factuur met een negatief saldo) worden niet automatisch tegen elkaar afgeboekt. Dit komt doordat er geen echte creditfactuur wordt aangemaakt. Het voordeel van het werken met alleen debet facturen is dat alle facturen, debet en ‘credit’, in één overzichtelijk scherm staan.

Kunt u ook foutieve facturen voorkomen?
Deze blog richt zich met name op het oplossen van een gemaakte fout. Maar wat als we een paar stappen terug gaan en de fout proberen te voorkomen? Dit is nu eenmaal beter dan genezen, als we het gezegde moeten geloven. De foutmarge in uw financiële processen kunt u aanzienlijk verminderen door een controlemoment te verplichten in uw proces. Pas als de controleur de factuur (en gerelateerde aspecten) goedkeurt, wordt deze verzonden. U begrijpt dat dit een afweging is tussen de snelheid en de nauwkeurigheid van uw proces. Maar dat is aan u.

Krijg altijd de juiste factuur bij de juiste klant

Met bovenstaand stappenplan is paniek bij een verkeerd verstuurde factuur niet nodig. In een paar stappen heeft u uw fout goed gemaakt en is de factuur bij de juiste partij. Wilt u meer weten over de financiële mogelijkheden in 3PL Dynamics? Neem contact met ons op of bezoek onze stand tijdens ICT & Logistiek op 5, 6 en 7 november in de Jaarbeurs. Wij praten u graag bij over de laatste ontwikkelingen in onze oplossing. Meld u via deze link gratis aan!