3 handige finance tips na de update naar Business Central

Het wisselen van telefoon voelt vaak als een verademing. U krijgt beschikking tot een betere camera, alles werkt net wat sneller en door de modernere technologie kunt u uw telefoon nog beter afstemmen op uw wensen. Maar eerlijk is eerlijk: het duurt even voordat u het toestel door en door kent. Hetzelfde is het geval bij een software-update van uw oplossing. Ook hier krijgt u nieuwe functionaliteiten tot uw beschikking en werken veel zaken nét iets beter dan voorheen. En ook hier verandert het systeem, waardoor u moet uitzoeken hoe precies. Herkent u bijvoorbeeld de frustratie wanneer u steeds een waarschuwing of foutmelding in beeld krijgt tijdens een boeking in 365 Business Central? Na talloze pogingen voelt u de onmacht opkomen. Uiteraard kunt u contact opnemen met onze supportafdeling, maar u wilt zeer begrijpelijk zelf de regie in handen houden. Daarom geef ik u hierbij drie handige finance tips na de update naar Microsoft Dynamics 365 Business Central.

De overgang van NAV naar Business Central

Zoals u mogelijk weet is Dynamics 365 Business Central de opvolger van Dynamics NAV. Gepaard met de naamswijziging heeft de nieuwe software-oplossing meer integratie mogelijkheden met andere Office producten en bijvoorbeeld Power BI. En uiteraard heeft Microsoft nieuwe financiële features toegevoegd, waar we in deze blog dieper op ingaan om u op weg te helpen. Momenteel werkt al ruim meer dan de helft van onze klanten met deze nieuwste Dynamics-variant, dus hoog tijd om deze groep (en zij die spoedig overgaan) te informeren. Zoals gezegd gaan we in op drie financiële handigheden, namelijk:

• Meer kolommen weergeven;
• Mijn berichten;
• Configuratiesjablonen.

Meer kolommen weergeven in Business Central

U bent ongetwijfeld bekend met de beruchte onbalans bij het boeken van memoriaalregels. Gelukkig geeft de foutmelding u een zoekrichting aan, maar waar vindt u de velden “Boekingsdatum”, “Documenttype”, “Documentnr.” en “Bedrag”? Simpel, ga in het lint naar de knop “Meer kolommen weergeven”. Hier wordt gauw duidelijk waar de boosdoener verscholen zit. Er zijn namelijk twee verschillende boekingsdata ingevuld, hierdoor ontstaat de opgemerkte onbalans. Op het moment dat u beide boekingsdatums gelijkstelt aan de posting date, is uw probleem opgelost en ontvangt u geen foutmelding meer.

Mijn berichten in Business Central

Gelukkig, de onbalans in uw memoriaal is weg. Gelijk gauw boeken dus en klaar. Of toch niet? Onderstaande melding zult u herkennen als het afgelopen kalenderjaar (nog) niet is afgesloten. En u heeft genoeg redenen om dit jaar nog niet af te sluiten. Is het daarom noodzakelijk om telkens de waarschuwingsmelding vanuit Dynamics te ontvangen? Nee, maar gelukkig kunt u ook dit zelf instellen. Via ‘Mijn berichten’ kunt u bepaalde waarschuwingsmeldingen aan- of uitzetten. Dit is makkelijk als u bijvoorbeeld op de hoogte bent van de situatie, maar voor nu het aantal clicks wilt reduceren.

Configuratiesjablonen voor versnelde en correcte invoer van klanten en leveranciers

Ondanks dat deze functie al geruime tijd in Dynamics zit, blijft het een handige tip om uw financiële werkzaamheden te stroomlijnen. Het toepassen van configuratiesjablonen komt goed van pas in de volgende situatie, waar u zonder meer mee bekend bent. U mocht onlangs een nieuwe klant verwelkomen en voor deze klant wil uw afdeling order intake een nieuwe opdracht invoeren. Dit moet wel snel gebeuren, want de order moet op korte termijn uitgevoerd worden. En u weet: u krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk.

Mag deze afdeling nieuwe klantgegevens aanmaken? Of is dat voorbehouden aan de boekhouding, vanwege de benodigde instellingen die daarbij om de hoek komen kijken? Zoals boekingsgroepen, betaaltermijnen en andere belangrijke kenmerken. Dus, creëert uw afdeling boekhouding in deze casus vertraging in dit snelle logistieke proces? Dan is een standaard klanten sjabloon mogelijk de oplossing die u zoekt.

U kunt uw afdeling order intake ondersteunen met dit sjabloon. Hoe u dit doet leg ik u hieronder uit. In “Configuratiesjablonen” ziet u verschillende sjablonen waar de medewerker uit kan kiezen. Hierbij kunt u standaardwaarden per veld inrichten. Zo vergeet degene die het sjabloon gebruikt geen belangrijke gegevens bij de invoer.

Tips:

• Moeilijk om zo’n sjabloon te maken of in te vullen ? Welnee. U kunt gewoon vanuit een bestaande klant een sjabloon opslaan.
• Verkeerd sjabloon gekozen? Dat is snel opgelost! Gewoon het goeie sjabloon vanuit de klantkaart opnieuw toepassen.
• Gebruik vanuit het sjabloon de knop ‘Instantie aanmaken’ om een nieuw record toe te voegen vanuit het sjabloon.

Ook genieten van de voordelen van Dynamics 365 Business Central?

Zoals gezegd is al ruim meer dan de helft van onze klanten over naar Business Central. Wilt u ook gebruik maken van de nieuwste software? Plan dan snel een afspraak in en wij voeren de update voor u uit.