Valutawisselkoers bijwerken: zo makkelijk kan automatiseren zijn

Vorige maand weidden wij in onze blog uit over globalisering en de rol van de douane hierin. Naast de toenemende druk op de grensbewaking heeft globalisering ook veel invloed op de internationale financiële markten. Voorheen werkten de meeste Nederlandse bedrijven in hun boekhouding alleen nog met guldens. Tegenwoordig opereren steeds meer bedrijven in meerdere landen, of zelfs in meerdere continenten. Hiervoor is het belangrijk dat u uw financiën in meer dan één valuta kunt controleren of rapporteren. Maar elke keer alles omrekenen kost te veel tijd. Kies er daarom voor uw valutawisselkoersen automatisch bij te werken.

Een extra rapportagevaluta instellen

Uw systeem is standaard ingesteld op uw lokale valuta, de Euro. Maar hier hoeft u het niet bij te laten. U kunt er namelijk voor kiezen uw grootboek in een andere valuta in te stellen, waaraan u een huidige valutawisselkoers toewijst. Als u deze tweede valuta, bijvoorbeeld de Dollar, als aanvullende rapportagevaluta instelt, legt 3PL Dynamics bedragen automatisch vast in uw lokale valuta én de tweede valuta. Dit geldt voor uw grootboekpost en andere posten, zoals bijvoorbeeld uw btw-posten. Zo houdt u uw boekhouding bij in uw meest gebruikte valuta.

Het corrigeren van een valutawisselkoers

Mede door globalisering veranderen valutakoersen continu. Dit leidt ertoe dat de extra valuta-equivalenten in uw systeem mee moeten veranderen. Gebeurt dit niet, dan loopt u het risico op verkeerde informatie in uw financiën. Bedragen die omgerekend zijn van vreemde valuta’s en geboekt zijn in uw grootboek (in lokale valuta) kloppen dan niet. En dat is het natuurlijk het laatste wat u wilt. Laat staan het bijwerken van alle posten die na de dagwisselkoers zijn ingevoerd.

Daarom kunt u met de batchverwerking “Wisselkoers herwaarderen” de wisselkoersen van uw geboekte klant, leverancier of bankrekeningposten handmatig aanpassen. Daarnaast kunt u hier extra rapportagevalutabedragen in grootboekposten mee bijwerken. Of u corrigeert de wisselkoersen automatisch door een service te gebruiken, maar hierover later meer.

Effect op klanten en leveranciers

Voor klanten- en bijvoorbeeld leveranciersrekeningen wordt de valuta tijdens de batchverwerking geherwaardeerd met de wisselkoers die geldig is op de opgegeven boekingsdatum. Met deze verwerking berekent het systeem de verschillen voor de afzonderlijke valutasaldo’s en boekt hij de bedragen naar de opgegeven grootboekrekeningen in “Ongereal. Koerstwinstrekening” of “Ongereal. Koersverliesrekening” in de tabel “Valuta’s”. Vervolgens worden tegenposten automatisch geboekt naar de liquiditeitsrekening in het grootboek.

De batchverwerking verwerkt alle open klantenposten en leveranciersposten. Als er een wisselkoersverschil van toepassing is op een post, dan maakt de batchverwerking een nieuwe gedetailleerde klanten- of leverancierspost aan. Deze post vertegenwoordigt het aangepaste bedrag op de klanten- of leverancierspost.

Dimensies in klanten- en leveranciersposten

De herwaarderingsposten krijgen de dimensies van de klanten-/leveranciersposten toegewezen en de herwaarderingen worden geboekt per combinatie van dimensiewaarden.

Effect op bankrekeningen

Net als bij klanten- en leveranciersrekeningen, wordt de valuta voor bankrekeningen tijdens de batchverwerking geherwaardeerd met de wisselkoers die geldig is op de opgegeven boekingsdatum. Hierbij geldt dat tijdens de batchverwerking de verschillen voor elke bankrekening met een valutacode berekend worden. Vervolgens boekt uw systeem deze bedragen naar de opgegeven grootboekrekening in het veld “Gereal. Koerswinstrekening” of “Gereal. Koersverliesrekening” om de tabel “Valuta’s”. Tegenposten worden automatisch geboekt naar de grootboekrekeningen die u in de bankboekingsgroepen heeft opgegeven. Tijdens de batchverwerking wordt één post per valuta per boekingsgroep berekend.

Dimensies op bankrekeningposten

De herwaarderingsposten voor de grootboekrekening van de bankrekening en voor de winst-/verliesrekening krijgen de standaarddimensies van de bankrekening toegewezen.

Effect op grootboekbankrekeningen

Als u in een rapportagevaluta boekt kunt u met de batchverwerking nieuwe posten boeken voor valutaherwaarderingen tussen uw lokale valuta en de rapportagevaluta. In dit voorbeeld dus de Euro en de Dollar. Met de batchverwerking worden de verschillen voor elke grootboekpost berekend en wordt de grootboekpost voor elke grootboekrekening geherwaardeerd op basis van de inhoud van het veld “Wisselkoersherwaardering”.

Dimensies op grootboekrekeningposten

De herwaarderingsposten krijgen de standaarddimensies toegewezen van de rekeningen waarop ze worden geboekt.

Houd uw valutawisselkoers actueel met behulp van een service

Door een externe service, zoals bijvoorbeeld FloatRates, te gebruiken, kunt u uw valutawisselkoers automatisch up-to-date houden. Dit doet u als volgt.

Een valutawisselkoers instellen

1. Zoek op “Valutawisselkoersservices” in de zoekbalk en kies de gerelateerde koppeling.
2. Kies de actie “Nieuw”.
3. Vul als het nodig is de velden in op de pagina “Valutawisselkoersservice”. Twijfelt u of het nodig is? Wijs dan een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
4. Vink het selectievakje “Ingeschakeld” aan om de service in te schakelen.

 

Werk uw valutawisselkoers bij met een service

1. Zoek op “Valuta’s” en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies de actie “Wisselkoersen bijwerken”.

Zo gemakkelijk kan automatiseren zijn!

Met deze laatste werkt u de waarde in het veld “Wisselkoers” op de pagina “Valuta’s” automatisch bij met de laatste wisselkoers. Zo heeft u in een mum van tijd een handmatige handeling geautomatiseerd. Komt u er niet uit? Neem contact op en we helpen u graag op weg.