Hé Sherlock Holmes: met deze tips lost u zelf moeiteloos foutmeldingen op

Meer dan 250 logistiek dienstverleners gebruiken dagelijks onze software. Bijna niet te bevatten dat zo ongeveer alles wat u kunt bedenken door een van onze klanten is opgeslagen en/of vervoerd. Door u of uw “buurman” 100 of misschien zelfs wel 1.000 kilometer verderop. En niet om arrogant te klinken, maar… mede dankzij onze software. Loopt alles op rolletjes? Houden zo! Maar wat moet u doen wanneer de software (tijdelijk) niet werkt? Geen paniek, u leest er alles over in deze blog.

We hoeven u natuurlijk niet te vertellen dat het in uw warehouse en op de weg draait om efficiëntie. Onnodig wachten kost geld – zij het in de file, in uw magazijn of op uw software. Dus als de software niet werkt, dan wilt u deze zo snel mogelijk weer aan de praat krijgen. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, hebben we een onderscheid gemaakt tussen Supportvragen – wat gisteren nog werkte en vandaag niet meer – en aanpassingswensen. Weet u zeker dat het gisteren nog werkte en nu niet meer? Dan staan wij als support klaar om u te helpen.

Maar hoe nu verder?

U wilt het liefst zo snel mogelijk verder met uw werk en het probleem verholpen hebben. Maar waar moet u beginnen? Vanuit support helpen we u dan ook graag verder. Maar het is dan wel van belang dat een compleet probleem voorgeschoteld wordt. Want hoe specifieker wij uw melding ontvangen, des te sneller en gerichter wij deze kunnen onderzoeken én oplossen. Het is een beetje als honkbal: hoe beter u de bal aangooit, hoe sneller we een homerun slaan. Lees hier hoe u supportmeldingen op een juiste manier aanmaakt >>

Vanuit uw probleemomschrijving begint het zoekwerk in de talloze functionaliteiten/vinkjes die aanwezig zijn in Microsoft Dynamics. Maar gezien de omvang van deze talloze opties maakt dat de melding op zichzelf al een zoektocht is naar een speld in een hooiberg.

Met een metaaldetector door de hooiberg

Om een context te kunnen geven aan het bovenstaande nemen we u graag mee in de zoektocht naar de speld in de 3PL Dynamics hooiberg! Wellicht geven onderstaande principes u zelfs al voldoende input om de Sherlock Holmes binnen Dynamics te worden. En lost u zonder moeite de problemen op – zonder de hulp van ons supportteam. Voorkomen is immers beter dan genezen. Bovendien zal dit u meer grip geven op uw eigen processen. Win-win.

Voorafgaand aan het probleem zijn een aantal zaken die duidelijk moeten zijn:

• Wat gebeurt er, wat zou er moeten gebeuren en hoe ben ik in deze situatie beland?
  Het ziet er af en toe simpel uit welke actie/handeling er uitgevoerd dient te worden echter kan de oorzaak van het probleem zich al schuilen in de instructie omtrent het uitvoeren van een handeling.
• Is het probleem te reproduceren in de rapportage omgeving?
  Hebben we voldoende informatie om het probleem verder te kunnen analyseren in een veilige omgeving zonder dat het invloed heeft op de dagelijkse operatie?
• Zijn er onlangs aanpassingen geweest in uw omgeving?
  Denk hierbij aan updates van de software, implementatie van nieuwe functionaliteiten, aanpassingen van bestaande functionaliteiten, etc.
• Krijgt u een foutmelding in beeld?
  Is de melding geprogrammeerd door Microsoft of door een van onze Implementatie of Logistics Consultants? Dit zijn in de meeste gevallen meldingen die je gelijk naar de oorzaak leiden. De notificatie zal u dan gelijk input geven voor relevante zoektermen waarop u kan zoeken binnen Dynamics. Onderstaand zijn een tweetal meldingen die u wellicht een keer langs heeft zien komen waarbij de oorzaak vernoemd wordt in de melding.

 

Foutmelding: Boeken van verkoopfacturen in Dynamics

Bovenstaand probleem wordt veroorzaakt door de instellingen die ingesteld zijn bij uw nr. reeksen. Mogelijke opties om het probleem op te lossen:

• De boekingsdatum van de verkoopfactuur. Deze kan nog op een datum in het verleden staan terwijl de laatste geboekte verkoopfactuur een boekingsdatum van 27-03-18 heeft.
• Herzien van de nummer reeksen die ingesteld zijn voor het betreffende document (V-Fac+, geboekte verkoopfacturen).

De benodigde stappen in 3PL Dynamics

 

Foutmelding: Het boeken van een drager op een uitslag:

Bovenstaande melding wordt veroorzaakt doordat u de voorraad van een drager af probeert te boeken terwijl de voorraad op de partij (waar deze drager onderdeel van is) al op “0” staat. Een van de mogelijke oorzaken is dat er een voorraad mutatie heeft plaatsgevonden op de drager terwijl deze al toegewezen is aan de uitslag.
Voorbeeld: Detailregels op de uitslag zijn gisteren gecreëerd. Echter vandaag is de drager toegewezen aan een andere partij middels een verplaatsingsdagboek.

Dit kan wel eens gebeuren, maar hoe nu verder? We hebben hieronder 2 opties voor u uitgewerkt.

Optie 1: Achterhaal de oorzaak met behulp van de analyselijsten.  
Zoek via de analyselijsten de desbetreffende partij op via de partijkaart en loop de bijbehorende artikelposten na. Gezien het korte tijdsframe in bovenstaand probleem bent u op zoek naar de laatste mutaties die op de partij uitgevoerd zijn. Dit kan u mogelijk ook helpen te bepalen hoe nu verder te gaan met het probleem. Als u ziet dat de partij via een negatieve correctie op “0” is gezet, dan kunt u middels het gerelateerde document/gebruikersid op zoek gaan naar de oplossing van het probleem. U zou kunnen overwegen de drager met een verplaatsingsdagboek terug te zetten naar het oude partijnummer.

De benodigde stappen in 3PL Dynamics

 

Zijn bovenstaande vragen allemaal duidelijk én ging het niet om een van bovenstaande foutmeldingen?

Dan begint de zoektocht in de Boltrics hooiberg met een aantal handvaten. Waar moet u beginnen? Hieronder 3 praktische stappen:

1. Zijn de handelingen functioneel juist uitgevoerd?
   U kent als geen ander hoe het systeem werkt en waar deze op berekend is. In het geval dat u erachter komt dat een van de handelingen die u uitvoert iets is waar het systeem niet op berekend is en foutieve waardes laat zien dan kan het geen kwaad om een tweede paar ogen erbij te vragen. Soms ziet u samen met uw collega net iets meer dan alleen. Gaat het om een functionaliteit die u graag wilt gebruiken, maar nog niet is ingericht? Dan is vaak de inzet van een van onze Logistics Consultants nodig. Zij kunnen u verder helpen op basis van uw optimalisatieverzoek.
2. Trial & error: aan de slag in uw rapportage omgeving.
   Voorkom dat u uw productie omgeving vervuilt en voer een zogenaamde “trial & error” uit in de rapportage omgeving om het probleem te kaderen. Denk aan: “Beland ik in een andere positie wanneer ik op de header/regel van het document een andere waarde ingeef of een functie uit/aan zet in de status overgang?”
   Op het moment dat het probleem zich ook voordoet in de copy data van gisteren en het niet een print-/mail-/data integratieprobleem betreft, dan heeft u alle vrijheid de omstandigheden aan te passen. Op deze manier weet u ook gelijk of u een fout maakt of dat de software een fout maakt.
3. Werkt u met een externe applicatie?
   Af en toe wil het voorkomen dat de problemen buiten Dynamics liggen. Importeert u bijvoorbeeld een document via Document Capture en krijgt u een foutmelding op het document? Of maakt u gebruik van ons datahub-platform voor het importeren van EDI berichten? Dan kan het handig zijn samen met de verzender de inhoud van het bericht te bekijken en of het bericht handmatig opnieuw aangeboden kan worden.

 

Help, ik kom er niet uit

Komt u er na het volgende van bovenstaande stappen nog niet uit? Heeft u een compleet scenario én weet u zeker dat de functionaliteit gisteren nog werkte en vandaag niet meer? Schroom dan niet om een supportmelding aan te maken. We kijken graag met u mee.

PS. Onderdeel worden van Boltrics’ Inspector Gadgets team?

Zie jij het als een uitdaging om (complexe) problemen op te lossen? Lijkt het je leuk onderdeel te zijn van dit team van Inspector Gadgets? En kun je niet wachten in de Boltrics oplossing rond te neuzen en te verbeteren? Kijk even rond op onze website of mail naar hrm@boltrics.nl. We nemen met veel plezier contact met je op.