Hoe de conversietool de btw-verhoging versimpelt

Er was sinds de aanstelling van het nieuwe kabinet veel om te doen: de afschaffing van de dividendbelasting. Na hevige debatten, discussies en enkele belangrijke gebeurtenissen is de kogel dan eindelijk door de kerk. De afschaffing is geannuleerd, oftewel de dividendbelasting blijft bestaan. De andere belangrijke belastingwijziging gaat wel door volgens plan en dit zullen met name de consumenten merken. Het lage btw-tarief gaat van 6% naar 9%. Dit geldt voor alles binnen deze categorie, waaronder groente en fruit. Wordt dat straks schrikken bij de kassa in de supermarkt? En wat betekent dit voor u als logistiek dienstverlener binnen deze productgroepen?

Vanaf 1 januari 2019 geldt een laag btw-tarief van 9%

Grote kans dat u van het bovenstaande al op de hoogte bent. En hopelijk bent u ook al bezig met de voorbereidingen hierop. Voor u het weet is het 2019 en dan is de wijziging van kracht. Gelukkig is de overheid op de hoogte van de omvang van de wijziging en helpt zij u hierbij. Zo stelde de Belastingdienst een actielijst op en wat staat daar prompt bovenaan? Inderdaad, de administratie. In deze blog leg ik u uit hoe u in onze oplossing de juiste voorbereidingen treft.

Kiest u voor snel of kiest u voor grondig d.m.v. de conversietool?

Microsoft Dynamics biedt twee mogelijkheden om het btw-tarief van 6% naar 9% aan te passen. De eerste optie is het snelst en zeer gemakkelijk. Hierbij loopt u wel enig risico op fouten en deze fouten zijn vervolgens lastig te achterhalen. De tweede optie is grondig, procedureel en kent weinig risico op fouten. En als er dan toch een fout gemaakt wordt, komt deze vanzelf naar boven in de nieuwe btw-aangifte van januari. Dit gebeurt aan de hand van de conversietool en heeft mijn persoonlijke voorkeur. Ik zal ze in ieder geval allebei aan u uitleggen.

Optie 1: boekingsinstellingen wijzigen

De snelste en makkelijkste optie is om de huidige boekingsinstellingen op 1 januari simpelweg naar 9% aan te passen. Dit betekent automatisch dat u in januari geen facturen kunt boeken met 6%, zonder die aanpassing terug te draaien. U begrijpt dat hier de risicofactor ligt. Daarnaast komen deze posten onder de huidige btw-aangifte regel te staan. Als u daar een nieuwe regel voor 9% toevoegt, komt een verkeerde boeking op 6% op de verkeerde boekingsdatum (na 31-12-2018) vanzelf naar boven. Vandaar dat ik de u persoonlijk adviseer voor de tweede optie te gaan, maar dat laat ik verder aan u over.

Optie 1: het stappenplan

Ga naar Btw-productboekingsgroepen
Kies de 6% groep
Open de boekingsinstellingen
Pas vervolgens bij de actieve combinaties met de Btw-bedrijfsboekingsgroep de Btw-identificatie en het berekeningspercentage aan van 6 naar 9.

U ziet het misschien al: in het bovenstaande voorbeeld krijgt Btw-productboekingsgroep 6 een berekeningspercentage van 9. Dat gaat gegarandeerd voor verwarring zorgen. Doe dit dus alleen als u bijvoorbeeld een “LAAG” groep gebruikt en zeker weet dat u een echte knip in de boekingen kunt zetten aan het eind van dit jaar. Anders blijft u heen en weer schakelen met deze instelling en ja, ook dit is zeer foutgevoelig. In het btw-aangifte sjabloon hoeft u waarschijnlijk niets te wijzigen. Let wel op: facturen met een fout percentage komen niet vanzelf boven water drijven. Houd dus de vinger aan de pols en blijf de posten in januari controleren. Eenmaal geboekt is er geen weg terug, helaas ook niet voor onze mannen van support.

Optie 2: conversietool

Gelukkig hoeft u bovenstaand risico niet te lopen. U maakt namelijk gebruik van Microsoft Dynamics NAV en hierdoor heeft u de beschikking over de conversietool. Let wel op: deze conversietool loopt alleen over de standaard NAV tabellen, tenzij uw leverancier de tool hierop aangepast heeft. Wij hebben besloten dit niet te doen, omdat de impact van deze conversie voor het gros van onze klanten niet al te hoog is. Dus leest u dit verhaal als Dynamics gebruiker, maar niet als Boltrics klant? Overleg dit dan met uw leverancier. Of u past het toe en legt het achteraf voor. De conversietool laat namelijk precies zien wat er allemaal is aangepast. Voor Boltrics klanten is er nog een extra instructie onderaan deze blog: diensten. Verschil moet er wezen.

Optie 2: het stappenplan

Voeg een Btw-productboekingsgroep toe voor 9% btw.
Ga naar de boekingsinstellingen.

Hier voegt u nieuwe regels toe naar wens.
Of u laat het systeem de rekening bepalen met Rekeningen voorstellen.

Bovenstaande stappen kunt u prima nu al voorbereiden. Dus waarom wachten tot 1 januari? Zolang u de conversie niet handmatig uitvoert, neemt u de 9% groep niet in gebruik. Nu kunnen we de conversie voorbereiden.

U kunt meteen naar “Instellen btw-tariefswijziging”. Hier kunt u eventueel keuzes maken over welke tabellen conversie uitgevoerd gaat worden. kies voor Btw-productboekingsgroepconversie om de conversie van 6-groep naar 9-groep in te stellen.
Door de checkbox “conversie uitvoeren” uitgeschakeld te laten staan, kunt u een proefconversie draaien. Klik hiervoor op Converteren en controleer daarna de wijzigingslogposten.

U krijgt nu een overzicht van wat er geconverteerd gaat worden. Hierbij krijgt u de mededeling dat u de checkbox nog moet aanvinken om de conversie definitief te maken.

Eenmaal uitgevoerd zijn de standaard NAV tabellen voorzien van de nieuwe btw-productboekingsgroep en gaat de nieuwe situatie in. In de wijzigingslogposten staat nu de conversiedatum vermeld en de checkbox “Wijzigingstool btw-tarief voltooid” staat nu aan. Dit betekent dat de conversie definitief is uitgevoerd. Tegelijkertijd kunt u nog altijd in de factuurregels indien nodig handmatig de oude btw-productboekingsgroep kiezen voor een 6% boeking. Had u voor optie 1 van deze blog gekozen, dan zou dit betekenen dat u alle aanpassingen weer ongedaan moest maken. Deze flexibiliteit maakt de kleine extra moeite van de tweede optie zeker waard.

Hoe u de Boltrics tabellen voorziet van de nieuwe groep: de diensten

Boltrics’ oplossingen, 3PL- en Nekovri Dynamics, kennen twee tabellen voor de diensten: WMS en TMS.

Warehouse Management Systeem

Voor het WMS gaat u naar Afdelingen/Orderverwerking/Diensten/Diensten.
Hier zijn de btw-boekingsgroepen ingesteld op de pagina zelf of op de boekingsinstellingen per documentsoort.

Transport Management Systeem

Voor het TMS gaat u naar Afdelingen/Beheer/Transport-instellingen/Tarieven/Diensten.
Hier staat de btw-productboekingsgroep rechtstreeks op de dienst ingesteld zoals bovenstaand bij WMS-dienst op de kaartweergave. U kunt een simpel filter instellen om de aan te passen diensten uit te lijsten.

Tenslotte moet de btw-aangifte ingesteld zijn op de nieuwe btw-productboekingsgroep. Ook dit kunt u gemakkelijk van tevoren inrichten.

Ga naar Btw-aangiftes en kies Btw-aangifte bewerken.
Hier voegt u nieuwe regels toe voor het 9% basisbedrag en het 9% btw-bedrag in de betreffende rubrieken.

U kunt eventueel per januari het afdrukken van de 6% regels uitschakelen als u deze niet meer op het rapport wilt tonen
Via Voorbeeld kunt u per tijdvak de geboekte btw-posten bekijken. Als er nu toch nog in het nieuwe jaar op de 6% btw-productboekingsgroep geboekt is, dan komt dit hier meteen naar boven.

Ga goed voorbereid het nieuwe jaar in

U bent nu klaar met de conversie en de aanpassingen die benodigd zijn voor de btw-tariefsaanpassing. Zo kunt u met een gerust hart de fles champagne ontkurken en het nieuwe jaar ingaan. Mocht u er als Boltrics klant toch niet helemaal uitkomen, dan kunt u altijd een request indienen via op ons klantportal. Wij helpen u graag verder. Ik wens u in ieder geval succes met het instellen en alvast een gelukkig belastingjaar tegemoet.