Vergeet geen taak meer met gebruikerstaken – inclusief “How To”

Wilt u er zeker van zijn dat bepaalde acties worden uitgevoerd? Maar ziet u door alle openstaande actiepunten de bomen door het bos niet meer? Gooi dan uw papieren “TO DO” lijst bij het oud papier en laat Microsoft Dynamics u eraan herinneren welke taken nog uitgevoerd moeten worden. Want met de release van Dynamics NAV 2018 stelt u heel eenvoudig reminders in met “Gebruikerstaken”. Zo ziet u geen actiepunt meer over het hoofd en zorgt u ervoor dat taken daadwerkelijk worden uitgevoerd.

U kunt bijvoorbeeld taken specifiek voor uw eigen werk aanmaken, maar ook instellen voor uw collega’s. Zo verkleint u het risico dat taken worden vergeten.

Klinkt als dé functionaliteit die nog ontbrak om uw taken effectiever uit te kunnen voeren? Blijf dan vooral lezen, want in 10 stappen leg ik uit hoe u deze taken aanmaakt, afhandelt en op den duur weer kunt verwijderen.

Voeg in 6 stappen een nieuwe gebruikerstaak toe

1. Zoek in de zoekbalk naar ‘gebruikerstaken’.
2. Klik op ‘Nieuw’ voor het aanmaken van een nieuwe taak.

Er opent een scherm waarop u de taak kunt definiëren.
3. Hier kunt u het onderwerp van de taak opgeven.
4. De ‘taakbeschrijving’ kan gebruikt worden om de taak beter te omschrijven.
5. Onder ‘status’ heeft u de optie om de taak aan een gebruiker toe te wijzen. Ook kunt u hier de prioriteit, begin- en vervaldatum opgeven.
6. Als laatste kunt onder het kopje ‘taakitem’ nog het een en ander aan aanvullende informatie opgeven. Zo kunt u de taak aan een pagina of rapport koppelen.

Gefeliciteerd! U heeft uw eerste taak aangemaakt.

Creëer een terugkeerpatroon

Wilt u dat de taak met regelmaat wordt uitgevoerd? Dan heeft u de mogelijkheid om een terugkeerpatroon in te plannen. Klik in een geopende taak in het lint op ‘herhaling’. In het pop-up scherm kunt u het aantal herhalingen opgeven.

Verwijder een taak in 3 stappen

Is een taak niet langer relevant en wilt u deze verwijderen? Volg dan onderstaande 3 stappen en houdt uw lijst met gebruikerstaken overzichtelijk.
1. Zoek op ‘gebruikerstaken verwijderen’ en geef het filter op.
2. Klik vervolgens op ‘Plannen’.
3. Een nieuw venster opent waarin u de verwijdering kunt bevestigen door op ‘OK’ te klikken. De geselecteerde gebruikerstaken zijn nu verwijderd.

Ik hoop dat deze nieuwe simpele functionaliteit ook voor uw organisatie toepasbaar is. Heeft u een vraag over (het instellen van) Gebruikerstaken? Neem dan contact met ons op via marketing@boltrics.nl en we praten u graag bij.