Oeps… foutje – het overkomt ons allemaal weleens. Want waar gewerkt wordt, worden eenmaal fouten gemaakt. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat de opvolging in ieder geval als een geoliede machine verloopt? Mist u het overzicht van het aantal meldingen, de betrokken collega’s en/of de bijbehorende status? Kost de verwerking van meldingen veel tijd? Of overkomt het u (regelmatig) dat u uw klant vergeet te informeren over de status? En voldoet een Excel sheet niet langer om een gedegen analyse te maken van het type meldingen?

Maak het eenvoudig om interne en externe klachten te registeren.

Om de relatie met uw (interne) klant goed te houden, is een snelle en correcte afhandeling van klachten van essentieel belang. Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Want dat proces start met een correcte registratie, een vlotte opvolging en heldere communicatie. Om vervolgens de meldingen te analyseren om een mogelijke trend te identificeren.

Schiet uw Excel of Access document te kort?

Dan kan onze module “Incidentenregistratie” uitkomst bieden. Hiermee legt u heel eenvoudig de melding, inclusief de betrokken partijen vast – van contactpersoon, klant en leverancier tot transporteur.

De mogelijkheden van de module “Incidentenregistratie” in een notendop:

Breng alle relevante informatie samen op één plek

Leg de contactgegevens van betrokken partijen vast en weet exact wie u moet informeren over de voortgang. Maar ook de detaillering van een melding, zoals probleem, oorzaak, oplossing en (openstaande) acties. Daarnaast is het mogelijk om ook gerelateerde documenten, zoals foto’s, CMR’s, etc., te koppelen aan de melding zodat deze centraal beschikbaar zijn voor collega’s en indien nodig voor de klant.

Registreer een melding vanuit een document

Maak een melding aan vanuit een document: uitslag, inslag, zending of forwarding. Zo weet u precies op welke artikelen, orders en/of medewerkers een melding betrekking heeft.

Leg interacties vast

Elimineer dubbel werk en verhoog de productiviteit. Leg interacties met de betrokken partijen vast en zorg dat medewerkers onderling weten wat de status is. Maar ook welke communicatie reeds heeft plaatsgevonden.

Manage verwachtingen met SLA’s

Zorg dat uw medewerkers en klanten op de hoogte zijn van de afspraken en registreer klantafspraken middels service level agreements. Zo weten uw klanten exact wanneer zij een reactie kunnen verwachten.

Een transparante communicatie via het web portaal

Toon een overzicht van openstaande meldingen op het web portaal en geef de klant (van de klant) inzicht in de huidige status. Zo kunt u heel eenvoudig het aantal telefoontjes en mailtjes reduceren en de communicatie-inspanningen van uw kant verminderen.

Creëer een eenduidig proces met workflows

Komen klachten bij verschillende medewerkers binnen? Garandeer dat meldingen zo snel mogelijk en volledig worden afgehandeld met een perfecte communicatieflow. Zorg daarom dat alle betrokkenen precies weten welke actie van hen wordt verwacht en creëer een workflow met de vereiste stappen.

Stroomlijn ook uw interne incidentenregistratie

Vergeet de papieren “to do” lijstjes en integreer ook uw interne meldingen. Zo stroomlijnt u niet enkel de communicatie richting uw opdrachtgevers, maar ook richting uw interne stakeholders.

Krijg inzicht in de verbetermogelijkheden

Is er een trendlijn waarneembaar? Analyseer met de uitgebreide rapportagemogelijkheden de voortgang van meldingen. En geef uzelf de mogelijkheid structurele verbeteringen door te voeren dankzij nieuw verkregen inzichten.

Creëer een knowledgebase

Registreer veel voorkomende meldingen en bouw zo heel eenvoudig een knowledgebase op. Hierdoor kunnen terugkerende meldingen op een standaard repeterende manier afgehandeld worden. En als bonus: nieuwe collega’s zijn dankzij deze kennisbank sneller up-and-running.

De voordelen op een rij:

  • Alle meldingen overzichtelijk in beeld
  • Voorkom dat meldingen tussen wal en schip vallen
  • Verhoog de productiviteit
  • Verbeter inzicht in verbetermogelijkheden