Begin januari deelden we in de blog “Word wegwijs met Dynamics NAV: de Basis” al een aantal tips om snel wegwijs te worden in Dynamics NAV. Gesneden koek voor u? En klaar om uw kennis naar een hoger niveau te tillen? Top! In deze blog gaan we dieper in op de documentstructuren van Dynamics NAV en geven we tips – inclusief voorbeelden – hoe u kolommen en velden zichtbaar kunt maken per gebruiker of voor alle gebruikers.

Documentstructuur

Verschillende documenten, zoals een inslag, uitslag of heveling, hebben vaak dezelfde structuur. Zo vindt u onder andere een kop en een documentregel en kunt u vanuit de documentregel inzoomen naar de detailregels. Waar vindt u wat? En wat kunt u ermee? Dat delen we hieronder stap voor stap.

De kop

De kop bevat algemene informatie over het document als het klantnummer, boekingsdatum, transporteur, documentnummer, etc.

Documentregel

De regel bevat partij inhoud informatie, zoals klantartikelnummer, eenheidscode, THT, douanestatus, bewaarlooncode, aantal, gewicht, dragertype, aantal dragers, etc.

Wist u dat?
In een numeriek veld kunt u (basis) rekensommetjes laten uitvoeren. Geeft u bijvoorbeeld het aantal 34*12 in, dan rekent het systeem automatisch de uitkomst van 408 voor u uit.

Documentdetailregel

De documentdetailregel bevat dragerinhoud informatie zoals het unieke dragernummer (1), de locatie waar de drager zicht bevindt (2) (in dit geval bij een inslag waar hij is ingeslagen) en bijbehorende informatie van partij niveau uit de documentregel.

Een detailregel wordt vaak aangemaakt (en geboekt) vanuit de scanner, maar kunt u ook handmatig aanmaken via “Aanmaken detailregels” (3). Op basis van het aantal dragers dat u heeft ingegeven op de documentregel worden detailregels gegenereerd. Deze kunt u ook handmatig boeken (4).

In Dynamics NAV kunt u voorraad creëren door op de inslag een detailregel te boeken. Door een detailregels vervolgens op de uitslag te boeken, boekt u de voorraad weer af. U kunt van verschillende documenten een boeking van de detailregel ongedaan maken, maar dan moeten de gegevens van de detailregel hetzelfde zijn als de dragerinhoud. Heeft u het document handmatig geboekt en wordt deze weergegeven onder “Geboekte documenten”? Dan kunt u de detailregel niet meer ongeboekt maken en corrigeren.

Bepaal zelf welke velden op de kop worden getoond

Staan er velden in de kop die u niet gebruikt of ontbreken er juist velden? Pas zelf eenvoudig de velden van de kop aan. Navigeer naar het blauwe pijltje in de linkerbovenhoek (1), klik op “Aanpassen” (2) en op “Deze pagina aanpassen…” (3). Er verschijnt een scherm die – in onderstaand voorbeeld – “Inslag aanpassen” heet.

Navigeer naar “Sneltabbladen” (1) en klik op “Algemeen” (2) en op “Sneltabblad aanpassen…” (3) om het scherm te openen om het tabblad algemeen aan te passen.

Tip: U kunt vanuit dit scherm ook de feitenblokken en het lint aanpassen. Check voor tips onze blog “Customize the ribbon (knoppen op het lint aanpassen)”.

In de linkerkolom ziet u de beschikbare velden, maar die nog niet weergegeven worden op de kop. Als u een veld selecteert en klikt op toevoegen (1), verdwijnt het veld in de linkerkolom en verschijnt hij in de rechterkolom. Als u in de rechterkolom een veld selecteert en klikt op “Omhoog” of “Omlaag” (2) kunt u hem verplaatsen in het sneltabblad algemeen.

Ook kunt u een belang meegeven aan een veld (3). Met het belang kunt u hem zichtbaar maken, zonder dat u op het sneltabblad algemeen op meer velden hoeft te klikken.

Kolommen kiezen

Staan er kolommen die u niet gebruikt in de regel of ontbreken er juist kolommen? U kunt eenvoudig zelf de kolommen van de regel aanpassen. Kies voor “Kolommen kiezen…) (1) zodat het scherm “Regels aanpassen” verschijnt.

In het scherm “Regels aanpassen” ziet u in de linkerkolom de beschikbare velden, maar die niet weergegeven worden op de regels. Als u een veld selecteert en klikt op “Toevoegen >>”(1), verdwijnt het veld in de linkerkolom en verschijnt deze in de rechterkolom. Als u in de rechterkolom een veld selecteert en klikt op “Omhoog” of “Omlaag” (2), kunt u deze verplaatsen naar het sneltabblad “Algemeen”.

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om velden te “bevriezen”. Simpelweg door een bevroren deelvenster toe te voegen (3) kunt u bepalen welke velden u wilt vastzetten. Zo zorgt u ervoor dat u deze velden altijd kunt zien – ook als u de sleepbalk gebruikt. Daarnaast kunt u het bevroren deelvenster van positie wijzigen door op “Omhoog” of “Omlaag” te klikken.

Wellicht ook interessant voor u: