Uw klant levert in een Excelbestand de verwachte goederen aan, en dan komt het; orderinvoer. Een voor een moet u handmatig de regels invoeren in Dynamics NAV. Een activiteit waar u het liefst zo min mogelijk tijd aan wilt besteden, maar – ironisch genoeg – juist veel tijd kost. Zeker als u halverwege het bestand per abuis één regel verkeerd heeft overgenomen en vervolgens uw volledige invoer kunt controleren onder het motto “Beter een 10 keer te veel, dan 1 keer te weinig”. Zou het niet mooi zijn om deze gemakkelijker, sneller, en minder foutgevoelig in te kunnen voeren – zonder manuele verwerking?

Dat vonden wij ook. Daarom is er binnen Dynamics NAV is er een nieuwe functionaliteit toegevoegd: ‘Excel Import’. Deze recente ontwikkeling maakt het mogelijk om gevulde Excel sheets in te lezen – zonder dat hier enige handmatige invoer aan te pas komt.

Importeer in 4 eenvoudige stappen

Met onderstaande ‘how to’ importeert u in 4 eenvoudige stappen uw Excelbestanden in Dynamics NAV.

Excel import

1. Navigeer binnen Dynamics NAV naar het zoekscherm en zoek op ‘Excel importformaten’.

2. Maak een nieuw Excel formaat aan door op de ‘Nieuw’-knop te drukken. Voer hierbij de code en omschrijving in. Onderstaand een korte uitleg per veld welke data belangrijk is in te voeren en waarom:

  • Regels beginnen bij rij:
    Maakt u gebruik van kolommen met verschillende waarden, zoals THT of dragernummers? Dan biedt deze optie u de mogelijkheid Excel te vertellen wanneer er per kolom gestart wordt met de regels die geïmporteerd moeten worden. Door aan te geven dat de import op de 2e regel zal beginnen, zullen de waardes bij de import pas vanaf de 2e regel worden ingelezen.
  • Documentsoort:
    Geef met het veld ‘Documentsoort’ aan welk type document er wordt ingelezen – inslag of uitslag.
  • Klantnr:
    Voorkom dat regels op de verkeerde plek in Dynamics NAV worden weggeschreven en geef met het veld ‘Klantnummer’ aan tot welke klant de import behoort.
  • Ordersoort:
    Hierbij kunt u het ordersoort aangeven waar het document voor wordt aangemaakt.

Excel import

3. Bij het invullen van de code zullen de regels worden opgehaald die u kunt indelen. Binnen deze regels kunt u binnen Excel aangeven welke regels waar geplaatst dienen te worden binnen het aangemaakte document. Het ‘Bereik’ geeft de kolom binnen het Excel bestand weer.

In dit voorbeeld wordt een basisinslag aangemaakt, waarbij door de klant binnen één Excelbestand verschillende klantartikelen en dragernummers zijn aangeleverd. Binnen het Excel importformaat zijn de volgende waarden ingedeeld:

Excel import

4. Om het Excel bestand te importeren in Dynamics NAV kiest u bij ‘Uitslagen’ of ‘Inslagen’ binnen het lint voor ‘Inlezen uit Excel…’. Vervolgens wordt er gevraagd welk Excel document u wilt importeren en welk Excel importformaat hierbij gebruikt dient te worden.

Excel import

Selecteer het Excel document.
Excel import

Selecteer het formaat waarmee het document ingelezen dient te worden.
Excel import

Na de selectie verschijnt er een melding op het scherm dat het document succesvol is geïmporteerd.
Excel import

De documentregels binnen de voorbeeldinslag en de detailregels van de drager zijn overgenomen met de juiste waarden:

DocumentregelsExcel import

Detailregels (=dragers)Excel import

Meer weten?

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Excel import? Houd dan onze blogpagina in de gaten, want binnenkort deel ik meer over de indeling van een Excel importformaat. Hierin laat ik onder andere zien hoe u eenvoudig meerdere in- of uitslagdocumenten kunt aanmaken met één Excelbestand. En hoe u verschillende waarden binnen het Excelbestand naar één waarde kan vertalen binnen Dynamics NAV.