“Heb jij deze inkoopfactuur al gecontroleerd en verwerkt?”

Facturen liggen verspreid op verschillende bureaus en wachten op goedkeuring om betaald te kunnen worden. Vervolgens worden de facturen overgetypt en geboekt in het systeem. Klinkt bekend? Zou het niet mooi zijn als deze stroom digitaal zou kunnen? Met een gelijk aantal medewerkers op de administratie een groeiende organisatie ondersteunen?

Met Document Capture hoeft de financiële administratie niet langer een tijdrovende handmatige activiteit te zijn. Door simpelweg het proces te automatiseren is het zelfs mogelijk – afhankelijk van de organisatie – om 5 euro tot 20 euro per factuur te besparen.

Minder administratie, meer inzicht

Document Capture is een uitbreiding op onze barcode herkenningssoftware. U hoeft de documenten dus enkel te scannen, en de software doet de rest. Van analyse tot herkenning en verwerking van de informatie. Zo kunt u eenvoudig facturen herkennen en direct een document aanmaken in het systeem. De factuur zal vervolgens geboekt worden op het betreffende grootboeknummer. Daarnaast is het zelfs mogelijk om ook de goedkeuring digitaal te laten plaatsvinden.

Facturen herkennen en verwerken

Door bijvoorbeeld het vermelde rekeningnummer of telefoonnummer is het mogelijk om met Document Capture de betreffende leverancier te herkennen en te registreren in Microsoft Dynamics.
Wanneer de leverancier wordt herkend, wordt er een factuur aangemaakt met het grootboeknummer waarop deze geboekt mag worden.

De softwareoplossing herkent daarbij het volgende:

• Leverancier
• Factuurnummer en -datum
• Prijs in- en exclusief btw

Vergelijk de factuur met de verwachte inkoopkosten

Het kan zijn dat de inkoopfactuur al klaar staat in het systeem met de afgesproken prijzen van de desbetreffende leverancier. Op voorhand is er een documentnummer met de leverancier gedeeld die zij moeten vermelden op de factuur. Document Capture kan dit nummer herkennen en enkel de inkoopfacturen koppelen, zodat de binnengekomen factuur eenvoudig gecontroleerd kan worden met de verwachte inkoopkosten.

Breng alle facturen samen in één centrale plek

De facturen kunnen verspreid binnenkomen. Met Document Capture is het mogelijk om deze verschillende facturen te scannen en op één centrale plek in Microsoft Dynamics te verzamelen.  Vanaf daar kunnen deze inkoopfacturen weer toegekend worden aan de verschillende afdelingen en/of bedrijven, en voorkomt u dat facturen van de radar verdwijnen.

Digitaal goedkeuren

Staan de facturen klaar om gecontroleerd te worden? Dan is het mogelijk om de goedkeuring te laten plaatsvinden per leverancier of door de desbetreffende aanvrager te koppelen aan een goedkeurder.

Voorbeeld: goedkeuren factuur

In onderstaand voorbeeld staat er een factuur klaar voor goedkeuring.

De goedkeurder ontvangt een e-mail met de openstaande inkoopfacturen. Vanuit die e-mail kan de web cliënt direct geopend worden en vanuit elke locatie – op kantoor, thuis of onderweg – de facturen goedkeuren.

Wanneer de factuur is goedgekeurd, wordt deze toegevoegd aan de betaalrun.

Voordelen van factuurherkenning met Document Capture:

• Verminder handmatige invoer
• Reduceer papierstroom en opslag
• Bespaar tijd
• Bespaar tot €20 per factuur

Meer weten over Document Capture? Bekijk dan ons on demand webinar.
Vul het onderstaand formulier in: