“Kwaliteit is het uitsluiten van toeval”, een bekende uitspraak van voetbalcoach Louis van Gaal. Niet alleen toepasbaar tijdens een voetbalduel, maar ook een belangrijke management les voor menig project. Veel organisaties worstelen echter nog met deze noodzakelijke projectstap.

In de praktijk blijkt dat de testfase van een softwareoplossing vaak wordt gezien als de sluitpost van het project of dat deze fase benut wordt om opgelopen vertragingen in te lopen. Tegelijkertijd is het moeilijk de investering qua tijd en geld te kwantificeren en concreet de toegevoegde waarde aan te tonen.

Wanneer men een maatwerk softwareoplossing implementeert, dan is een uitgebreide testfase cruciaal – zowel op het gebied van ontwikkeling als functioneel. Alle functionaliteiten zijn immers volledig afgestemd op uw specifieke wensen en behoeften. Betekent dit dat standaard software niet getest hoeft te worden? Niet helemaal. Want of het nu gaat om een implementatie of upgrade: voor een optimale werking moet ook een standaard softwareoplossing goed getest worden. Echter betreft het een andere inspanning dan bij een maatwerk oplossing.

Uiteindelijk gaat het om harmonisatie en het finetunen van de software binnen uw organisatie. Doordat key-users bekend zijn met de interne processen van de organisatie spelen ze daarbij een elementaire (sleutel)rol. Met het team blijven ze verantwoordelijk voor het proces.

Er zijn legio theorieën en methodieken beschikbaar – met elk hun voor en tegens – voor een succesvolle testfase. Maar de praktijk wijst altijd op afhankelijkheid van een key-user. Zij kennen het proces, begrijpen wat er op de achtergrond gebeurt en waar data nog meer gebruikt wordt. Maar ook welke consequenties een kleine wijziging kan hebben, welke andere processen hiervan hinder kunnen ondervinden en welke tips & tricks er zijn om onvolkomenheden recht te trekken. Binnen software implementaties, upgrades, optimalisaties of ondersteuning loont het om zorgvuldig te testen en aandacht te houden voor goede key-users.

6 tips voor een succesvolle implementatie/upgrade

Implementeert u binnenkort een nieuwe softwareoplossing of staat er een upgrade gepland? Lees dan onderstaande praktische tips:

  • Investeer in kennis. Creëer onafhankelijkheid door applicatiekennis ook intern op te bouwen en houd deze up-to-date.
  • Test en controleer. De softwareleverancier beschikt over veel kennis en ervaring van de applicatie en de bedrijfstak. Controleer en test echter altijd wat deze aandraagt – niet alles is direct toepasbaar op uw organisatie.
  • Durf te veranderen. Veel processen zijn ontstaan door de (on)mogelijkheden van eerdere applicaties of vorige versies. Sta open voor de mogelijkheden van nieuwe applicaties of upgrades.
  • Betrek collega’s. Door als key-users uw collega’s te trainen, worden processen verder getest en worden fouten sneller opgespoord. Daarnaast zorgt dit ‘train-de-trainer’ concept voor een betere acceptatie van de software binnen de organisatie.
  • Plan de campagne. Voorkom onnodig tijdsverlies en extra kosten met een goed doordachte implementatie- of upgradetraject – inclusief tussentijdse evaluatiemoment.
  • Voorkom verrassingen. Ga op zoek naar de randen en uitzonderingsgevallen en kijk verder dan de ‘happy-flow’.