Estron

“Wij zijn erg sterk in het ferrytransport naar het Verenigd Koninkrijk in combinatie met groepage. Tachtig procent van de groepagegoederen komt uit Duitsland. Die worden in ons warehouse overgeslagen en opnieuw gegroepeerd voor transport naar de overkant van de Noordzee. De opleggers gaan onbegeleid op de ferry, waarbij wij ook het natransport in het Verenigd Koninkrijk organiseren”, verklaart Ruud Bumann, die leiding geeft aan de transportafdeling.

Groepage en ferrytransport zijn zeker niet de enige activiteiten. Estron wil zijn klanten volledig ontzorgen en neemt als expediteur ook al het andere transport – inclusief zeevracht en luchtvracht –  voor zijn rekening. Daarnaast vindt in het warehouse van 30.000 vierkante meter opslag en orderpicking plaats. “We beschikken middels een samenwerkingsverband zelfs over twee eigen schepen voor scheepsbevoorrading over water. Deze schepen maken een rondgang langs meerdere zeeschepen, varen langszij en hijsen de goederen op het dek. Dat is een stuk eenvoudiger en milieuvriendelijker dan vroeger, toen we met vele auto’s door de haven rondreden”, vertelt René Hoogvliet, verantwoordelijk voor de IT-systemen van Estron.

Alles in één

Sinds 2 januari werkt Estron met een nieuw transport management systeem (TMS): 3PL Dynamics van softwareleverancier Boltrics. De keuze voor dit systeem lag voor de hand nadat anderhalf jaar geleden het warehouse management systeem (WMS) van Boltrics al was geïmplementeerd. “In het verleden hebben we bewust gekozen voor systemen van verschillende softwareleveranciers. Wij wilden niet te veel afhankelijk zijn van één partij met als risico dat alles tegelijk zouden uitvallen. Nu hanteren we de omgekeerde strategie en willen we het liefst alles in één systeem”, stelt Hoogvliet.

Eén systeem voor alle activiteiten bevordert de flexibiliteit binnen het bedrijf. Eén van de wensen van Estron is om medewerkers voor meerdere activiteiten te kunnen inzetten. Voorheen was die mogelijkheid beperkt. Elke activiteit werd immers ondersteund door een ander systeem, waarvoor soms diepgaande kennis nodig was. “Omdat de systemen van Boltrics in basis op dezelfde wijze werken, wordt het gemakkelijker om elkaars taken over te nemen. Zowel de organisatie als de systemen hebben we daarop ingericht”, weet Jeroen Struijk, die als kerngebruiker nauw betrokken was bij de implementatie. “Bovendien zorgt één systeem voor alle activiteiten voor meer transparantie. Als de helpdeskmedewerkers nu vragen van klanten krijgen, hoeven ze voor de antwoorden nog maar één systeem te raadplegen”, vult Hoogvliet aan.

Wat voor de systemen van Boltrics pleit, is dat ze gebaseerd zijn op het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV. “Die Microsoft-technologie is een sterk pluspunt. Wij beschikken nu altijd over de laatste versie van het systeem. Elk jaar volgt automatisch een update”, aldus Hoogvliet, die mede vanwege de updates heeft gekozen om bij de inrichting van processen dichtbij de standaard versie van het nieuwe TMS te blijven. “We zaten niet te wachten op een heleboel maatwerk. Dat maakt het doorvoeren van updates alleen maar lastig.”

Visueel planbord
Het vorige TMS was al tientallen jaar in gebruik en inmiddels verouderd. “Wij zagen te weinig ontwikkeling bij de softwareleverancier. Vandaag de dag hebben we een systeem nodig dat eenvoudig te koppelen is met systemen van opdrachtgevers, hetzij via XML of EDI of op andere wijze. Dat was met ons oude systeem te complex”, legt Hoogvliet uit.

Naast het TMS had Estron ook nog andere systemen draaien. Voor de transportplanning maakten de medewerkers bijvoorbeeld gebruik van een visueel planbord. De positie van de voertuigen volgde uit een apart systeem voor tracking en tracing, dat werd gevoed door de GPS-systemen waarmee alle opleggers zijn uitgerust. Omdat al die systemen niet op elkaar aansloten, hanteerde iedere medewerker zijn eigen lijstjes in Excel om de gaten in de informatievoorziening te dichten. “Soms moesten we in vijf verschillende systemen kijken om met één trailer aan de slag te kunnen gaan”, vertelt Bumann. Struijk valt hem bij. “Binnen die systemen moesten we vaak ook nog eens schakelen tussen verschillende schermen. Hier op kantoor is heel wat keren op de escape-knop gedrukt om schermen te sluiten en weer nieuwe te kunnen openen.”

Dankzij de zorgvuldige voorbereiding en de training van de medewerkers is de ingebruikname van het TMS soepel verlopen. Alle medewerkers hebben twee keer tijdens een simulatie een proeve van  bekwaamheid moeten tonen. Pas daarna is de datum van ingebruikname vastgesteld. “Desondanks duurde de implementatie nog geen vier maanden”, zegt Hoogvliet.
De eerste week maakte iedereen nog twaalf uur per dag, de tweede week tien uur. Daarna kende iedereen weer normale werkdagen van acht uur. Mede vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het systeem zijn de gebruikers snel eraan gewend geraakt, stelt Bumann: “Hier op kantoor werkt een 61-jarige man die veertig jaar in dienst is en nu al gewend is en foutloos werkt.”

Charter-app
Voor de planning vertrouwt Estron nu volledig op het TMS, waarin het bestaande tracking- en tracingsysteem is geïntegreerd. Het visuele planbord biedt geen toegevoegde waarde meer, meldt Hoogvliet. “Dat geeft aan in hoeverre de opleggers zijn bezet, maar dat scherm is te onoverzichtelijk. Wat de planners eigenlijk willen weten, is de positie van de voertuigen. Die volgt nu uit het tracking- en tracingsysteem, dat elke vijf minuten de actuele locatie van alle opleggers doorgeeft”, stelt Hoogvliet.

Bumann roemt de mogelijkheid om een voorplanning te maken. Een rit van Rotterdam naar Dortmund en een rit van Dortmund naar Düsseldorf kunnen vooraf worden gekoppeld en aan een oplegger worden toegewezen. Als die in Dortmund is gelost, ontvangt de chauffeur automatisch de volgende opdracht. “Voorheen moesten we die informatie uit het planbord kopiëren en handmatig in een e-mail of SMS-bericht plakken. Vaak moesten we het bericht dan weer inkorten vanwege het te grote aantal tekens. Dat gaat nu met slechts één druk op de knop volledig automatisch.”

Op termijn wil Estron een charter-app implementeren om de communicatie met de chauffeurs verder te verbeteren. “Bovendien kunnen we onze klanten dan nog beter informeren. Soms willen die meteen een bericht ontvangen als de vrachtauto met hun goederen is vertrokken. Voorheen moesten we dat zelf in de gaten houden. Of we moesten het tracking- en tracingsysteem door middel van geofencing een signaal laten geven zodra een truck een bepaald gebied had verlaten. Met een charter-app die fungeert als boordcomputer is dat niet nodig. Dan krijgen we meteen een signaal als de chauffeur op de knop ‘vertrekken’ klikt. Bovendien kunnen de chauffeurs met die app een foto van de vrachtbrief maken na aflevering. Die kunnen we dan automatisch doorsturen naar de klant”, zegt Bumann.

Het ultieme streven is om overbodige telefoontjes en mailtjes volledig te elimineren. “Wij willen hen een stap voor zijn en hen proactief informeren over de status van zendingen”, stelt Hoogvliet. Struijk: “Transport van A naar B kan iedereen. Daarmee kunnen we ons niet meer onderscheiden, wel door service en door onze klanten proactief te informeren.”