How to: Facturen personaliseren, automatisch opslaan en verzenden

Let op: deze blog richt zich op verkoopfacturen. Voor andere rapporten moet na stap Hoofdstuk 4.1 eerst het gemaakte rapport toegevoegd worden aan het ‘rapport overzicht’.

Twee maanden terug leerde Cleo u hoe zelf uw ZPL-labels kan personaliseren. Dit bericht kreeg veel respons, dus dit kan twee dingen betekenen: of u houdt van ZPL-labels, of u wilt graag een persoonlijke tint aan uw documenten geven. Indien het laatste het geval is, raad ik aan verder te lezen. Bent u namelijk benieuwd hoe u gemakkelijk uw facturen kunt personaliseren? Zodat uw klanten direct weten van wie de factuur afkomt of dit in lijn ligt met uw huisstijl? Of heeft u al gepersonaliseerde facturen, maar moet u deze eerst afdrukken met speciaal briefpapier om uw logo erop te krijgen? In deze blog leer ik u stap voor stap hoe u zelf uw huisstijl aan uw factuur lay-out kunt toevoegen. Vervolgens vertel ik hoe u deze automatisch opslaat en uw klanten toestuurt per e-mail. Ik heb dit onderverdeeld in vier hoofdstukken om het overzichtelijk te houden voor u, deze benoem ik allereerst hieronder.

Hoofdstuk 1: Huisstijl & briefpapier in slechts 3 stappen

In onze oplossingen kunt u zelf heel handig een eigen huisstijl toevoegen aan uw factuur lay-out. U heeft gen voorgedrukt briefpapier meer nodig, u kunt het ontwerp gewoon op een blanco vel printen. “Printen?”, hoor ik u denken. “Deze versturen wij toch gewoon in PDF via de mail?” Dat kan, daarvoor kunt u hoofdstuk 2 raadplegen.

Hoofdstuk 2: E-mail sjablonen toepassen

U besluit geen brieven te versturen, maar de facturen als PDF per e-mail te versturen. Effectief én duurzaam. Wat daarbij dan weer effectief is: een e-mail sjabloon met voor-gedefinieerde teksten. Dat scheelt een hoop typewerk! Wat leuk is hieraan is dat u gebruik kunt maken van gegevens uit de database, zoals uw bedrijfsgegevens, een klant of contactpersoon, of zelfs gegevens uit de verkoopfactuur. Zo kunt u automatisch gegenereerde mail personaliseren met alle gewenste referenties uit de verkoopfactuurheader.

Hoofdstuk 3: Lay-out aanpassingen zelf doorvoeren

Nu heeft u het uiterlijk van de factuur zelf aangepast naar uw huisstijl en de inhoud wordt gegenereerd door een standaardrapport. Moet u nu een klant-specifiek rapport maken om hier zaken in te wijzigen? Nee, dat hoeft gelukkig niet. Maar wilt u bijvoorbeeld de totaalbedragen onderstreept en vet gedrukt? Of in een kleur? Wilt u het nog persoonlijker voor uw klant maken door hun logo op uw factuur te plaatsen? Het kan allemaal met een aangepaste RDLC lay-out!

Hoofdstuk 4: Automatisch opslaan en verzenden van geboekte facturen

Op naar het automatiseringsgedeelte. Want waarom zou u telkens handmatig via Outlook de e-mail versturen? U kunt natuurlijk ook de PDF, inclusief bijlagen automatisch laten opslaan bij uw geboekte verkoopfactuur in Dynamics. Met één klik roept u deze weer op, drukt u deze af of verzendt u de verkoopfactuur. Zo simpel kan het zijn. Verder kunt u hier de verzending per e-mail ook automatiseren, zodat u niet per factuur een e-mail hoeft te versturen.

Hoofdstuk 1: Huisstijl & briefpapier in slechts 3 stappen

Stap 1: Maak een creatieve huisstijl (zo creatief als de mijne hoeft niet perse) bijvoorbeeld in Word en sla deze op als PDF.

Stap 2: Ga in Dynamics naar “Briefpapier”

• Maak een nieuwe entry aan.
• Importeer het PDF bestand dat u net gecreëerd heeft. U krijgt de melding dat het bestand gekoppeld is.

Stap 3: Bij verkoopfacturen gebruikt afdrukken –> Wijzigen kunt u uw default report of uw klant-specifiek report default (standaard) voorzien van uw huisstijl.

That’s it! Facturen per mail worden nu standaard voorzien van de huisstijl die u zelf geïmporteerd heeft.

Hoofdstuk 2: E-mail sjablonen toepassen

Zoals u in het bovenstaande voorbeeld ziet wordt er een standaard e-mail tekst gebruikt voor het verzenden van deze e-mail. Niet echt persoonlijk, vindt u? Laten we hier iets aan doen.

Stap 1: Maak een e-mail sjabloon aan in Emailsjabloonoverzicht. De bronsoort dient “verkoopfactuurkop” te zijn, en straks voor het automatisch verzenden naar contacten vult u alvast bronsoort 2 ‘contact’ in.

Stap 2: Via de knop “Tekstuitbreiding” kunt u teksten gaan vastleggen via een sjablooncode per taal.

• U kunt het beste een sjabloon vastleggen op een lege taalcode met de vink “Alle talen” en daarnaast eventueel per taalcode afwijkende teksten inrichten.
• In onderstaand voorbeeld is een Nederlandse tekst uitgewerkt op deze lege taalcode.
• Via de ‘puntjes’ (…) kunt u teksten toevoegen, maar wat ook kan (en leuker is): gerelateerde gegevens uit de database ophalen. De mogelijkheden zijn legio zoals dit voorbeeld laat zien.
• Tabel 79 voor uw bedrijfsgegevens, tabel 18 voor klantgegevens, tabel 112 voor factuurgegevens en 5050 voor contactgegevens.

De e-mail die nu tevoorschijn komt bij het verzenden ziet er al een stuk persoonlijker uit en bevat veel detailinformatie, terwijl u het slechts één keer heeft ingericht.

Hoofdstuk 3: Lay-out aanpassingen zelf doorvoeren

Tegenwoordig kunt u een willekeurig rapport via RDLC naar eigen smaak eenvoudig aanpassen. Bovendien kunt u een filter inrichten wanneer u deze aangepaste lay-out van wilt toepassen.

Stap 1: Ga naar ‘Aangepaste rapport lay-outs’ en maak een nieuwe ingebouwde lay-out. Hier gebruikt u het rapportnummer wat u gebruikt voor de factuur, in dit voorbeeld 11154656. U vinkt aan dat u een RDLC lay-out gaat invoegen.

• Als u meerdere varianten wilt gebruiken, dan kunt u dit dus een aantal keer doen voor hetzelfde rapport. Gebruik de omschrijving voor het onderscheid.
• Let op: Als u maar één aangepaste versie wilt gebruiken, dient u die lay-out nog in te stellen bij ‘Selectie rapportlay-out’.

Stap 2: Nu gaat u een filter instellen waarop deze lay-out ingeschakeld wordt, bijvoorbeeld het klantnummer van de verkoopfactuur (tabel 112).

Stap 3: Via de knop ‘lay-out bewerken’ kunt u nu de lay-out aanpassen via de report builder.

In onderstaand voorbeeld heb ik een plaatje toegevoegd, en enkele waarden een ander kleurtje gegeven (groen omcirkeld). Als u wilt weten wat u allemaal kunt met aangepaste rapport lay-outs, dan bieden wij ook geregeld RDLC-rapport trainingen aan.

Hier ziet u het resultaat; indien klantnummer = K00018 Boltrics, wordt de aanpassing doorgevoerd op de lay-out. Bij andere klanten geldt de standaard lay-out.

Hoofdstuk 4: Automatisch opslaan en verzenden en geboekte facturen

Het boeken van een verkoopfactuur is in dit geval de trigger om een document aan te maken, deze op te slaan en vervolgens een taak te versturen via e-mail. Volledig geautomatiseerd!

Stap 1: Ga naar ‘Documentopslag instellingen’

• Hier activeert u het archief van de 3PL/Nekovri Dynamics voor documenten en afbeeldingen. U dient een pad op te geven waar het archief geplaatst moet worden, de submappen ontstaan automatisch in de vorm van \documents\jjjj\mm.
• Let op: Indien het archief al geactiveerd is, is het niet aan te raden om hier iets in te wijzigen. De koppelingen worden dan namelijk bijgewerkt, maar de documenten blijven fysiek op dezelfde plaats staan.
• Tip: U kunt hier een BCC mail adres koppelen zodat u zelf een afschrift van de verzonden e-mails kunt ontvangen.

Stap 2: Ga naar ‘Documentafhandelingsinstellingen’

U maakt hier een entry voor tabel 112, geboekte verkoopfacturen. Koppel daarbij het ondertussen aangemaakte e-mail sjabloon voor verkoopfacturen.

Vervolgens legt u per contact vast wie de e-mails met de facturen gaan ontvangen. Dit systeem werkt als een tweetraps raket. Eerst moet het document gecreëerd en opgeslagen worden, daarna kan het opgeslagen document en bijlage verzonden worden. Dit staat allemaal geconfigureerd in dezelfde regel.

Trap 1

Trap 2

Voor beide acties is een taakwachtrijpost nodig.

Hieronder vindt u enkele tips om alles nog soepeler te laten verlopen:

• Tip 1: U kunt in het e-mail sjabloon een apart ‘afzender e-mail adres’ instellen. Het systeem voor het versturen van mails (zie SMTP instellingen) moet hiervoor wel de juiste machtigingen hebben. Als u dit niet doet wordt het e-mailadres uit de bedrijfsgegevens als afzenderadres gebruikt.
• Tip 2: Voor het aanmaken en verzenden kunt u afzonderlijke schema’s inrichten. In dit voorbeeld is een ‘Continue’ schema gebruikt voor het aanmaken, en een ‘Uur’ schema voor het verzenden. Dit heeft als voordeel dat de PDF van de factuur wel meteen aan wordt gemaakt en gekoppeld aan de geboekte verkoopfactuur. Tegelijkertijd houdt u zelf alles in hand, want u kunt binnen het eerstvolgende uur nog ingrijpen op de daadwerkelijke verzending.
• Tip 3: Voor het printen of aanmaken van de PDF is het altijd noodzakelijk het bedrijfscontact in te stellen, maar voor het mailen (Trap 2) kunt u verschillende contacten instellen die onder dit bedrijfscontact gekoppeld zijn aan het zelfde klantaccount. Eventueel met een separaat e-mail sjabloon en e-mail schema.

U kunt het proces monitoren in ‘Documentafhandelingsposten’

Hieronder ziet u een totaalbeeld van het proces.

1. U maakt een factuur aan en koppelt een factuur.

2. Bij het boeken van de verkoopfactuur ontstaat een nieuwe documentafhandelingspost.

3. De Print Status wordt als ‘klaar’ bestempeld als het document aangemaakt en opgeslagen is. Bovendien is er nu een koppeling vastgelegd in dit archief.

Vanuit deze koppeling kunt u dus altijd bij uw digitale factuur en bijlagen. Deze kunt u dan opnieuw openen, mailen of afdrukken.

4. Als de taakwachtrijpost voor het verzenden van de e-mail gedraaid heeft, ziet u dit wederom in de documentafhandelingspost.

Gepersonaliseerd, opgeslagen en automatisch verzonden

Nu denkt u misschien: wat heb ik zojuist allemaal gedaan? U heeft nu helemaal zelf geconfigureerd dat een verkoopfactuur met uw eigen briefpapier en lay-out met één druk op de knop (‘boeken verkoopfactuur’) inclusief bijlage als PDF in een archief geplaatst is en daarna automatisch gemaild aan de geselecteerde contactpersoon van de klant. Bovendien heeft u daar een BCC van ontvangen. Een hele mondvol, maar ook een hele prestatie.

Of toch niet helemaal?

Bent u er met het bovenstaande stappenplan niet uitgekomen? Een consultant helpt u graag verder. Ging dit u gemakkelijk af? Wie weet zijn de volgende functionaliteiten binnen 3Pl- en Nekovri Dynamics interessant voor u:

• Automatisch versturen van aanmaningen in PDF;
• Auomatisch versturen van reports via een statusfunctie of een STEP vanuit een logistiek document naar een zgn. ‘Document Partij’ zoals een Carrier, Agent, Klant – of een mailingsgroep van deze (vooringestelde) partijen;
• Goedkeuringsflow via e-mail voor inkoop- en verkoopfacturen via web.

Wilt u hier meer informatie over of één van de bovenstaande optimalisaties inschakelen, raadpleeg dan uw consultant. Hij vertelt u er graag meer over.